Aspekt
Annons Kistamässan Ekonomi & Företag

Så får man tiden att räcka till

Vad tänker du på när du hör ordet strukturerad? En person med ordning och reda, och som systematiskt prickar av sina listor i god ordning. Eller ser du en tråkmåns framför dig. En fantasilös och inrutad person, mer maskin än människa?

En del ser struktur som ett hot mot kreativitet, spontanitet och livsglädje. Men dit hör inte David Stiernholm. Han arbetar som struktör, och möter många människor som vill hitta sin personliga struktur i arbetslivet.

– För mig är struktur och kreativitet bästa vänner.

För David Stiernholm är inte målet att ordna rutiner och strukturer kring allt. Vissa uppgifter kräver mer flexibilitet och engagemang, och låter sig inte ordnas på förhand. Andra uppgifter vinner på att struktureras för att man inte ska behöva lägga onödig tid och energi på dem. Tid och energi som kan användas bättre.

För 20 år sedan levde David Stiernholm ett stressigt liv med full kalender, många åtaganden och för lite tid. Han insåg att något måste göras, så han sökte och fann metoder för att ordna upp sin arbetsdag. Metoder som han sedan förfinade och kompletterade med egna idéer. Det föll så väl ut att hans kollegor blev intresserade och efter några år kunde han övergå till att hjälpa människor att lösa sina strukturproblem på heltid. Han blev struktör.

– De personer jag kommer i kontakt med idag plågas ofta av dåliga samveten över att de inte hinner med allt de ska göra. Och med alla nya kommunikationskanaler är det svårare att överblicka vad man ska göra. Dagarna blir som de blir, i stället för som man vill att de ska vara.

Vad ska tiden räcka till?

Ibland kan små förändringar få stora konsekvenser. En kvinna David Stiernholm hjälpte för några år sedan var ofta sen till möten. Men en så enkel sak som att skaffa ett armbandsur hjälpte henne. I stället för att oroa sig för att alltid bli sen kunde hon fokusera på sina hjärtefrågor. Och hennes kollegor kunde märka en klar humörförbättring.

– Det finns inte en lösning som fungerar för alla. Det gäller att hitta rätt verktyg för olika personer och situationer.

Ett armbandsur kan vara bra, men det ger inte dygnet fler timmar. Så hur får man tiden att räcka till?

– Frågan man bör ställa sig är: vad ska tiden räcka till?

För att tar reda på det brukar David Stiernholm använda ett renodlingsverktyg. Han ber klienten att dela upp sina arbetsuppgifter i tre kolumner:

1) Uppgifter som tydligt bidrar till att utföra de verksamhetsmål du är ansvarig för.
2) Uppgifter som förmodligen bidrar, men där kopplingen till din roll är mindre tydligt.
3) Uppgifter som inte bidrar till dina mål.

Sen jämför man dessa kolumner med kalendern och att-göra-listan. Målet är att bli av med uppgifterna i den tredje kolumnen, att sluta utföra dem, kanske delegera eller leja ut dem. Uppgifterna i den andra kolumnen är något av en gråzon. Det kan vara uppgifter som behöver utföras oavsett vilka målen är. Så förmodligen är det bästa att fortsätta att utföra dem.

– Det viktiga är att trimma dina arbetsuppgifter. Att inte fortsätta att göra saker som inte behövs, eller som inte längre är dina uppgifter. Ha lappen med kolumnerna på skrivbordet som en påminnelse om vad din tid ska räcka till.

Ideal och verklighet möts i kalenderapp

I december arrangeras mässan Ekonomi & Företag årets viktigaste mötesplats för ekonomer och företagare, där David Stiernholm kommer att föreläsa om flera av sina metoder för att få bättre struktur i arbetslivet. Han kommer bland annat berätta om hur man ska använda kalendrar och att göra listor på bästa sätt.

– Många skriver in allt i sina kalendrar och blockar tid för olika uppgifter som inte är tidpunktsberoende. Det leder till att man hela tiden måste planera om när det dyker upp viktigare saker. Bättre att skilja på klockslagsberoende uppgifter som läggs i kalendern, och datumberoende uppgifter som hör hemma i att göra-listan.

Han kommer också att berätta om hur man kan jobba med en idealkalender.

– Det är en kalender där du planerar hur du vill att arbetsveckan ska se ut om det bara vore upp till dig själv.

Metoden går ut på att man lägger in idealkalender i kalenderappen och jämför med hur din verkliga kalender ser ut. När någon föreslår ett möte en viss tid kan man jämföra med sin idealkalender och se hur mötet passar in i den. Ibland går det att jämka verkligheten till idealet, ibland inte. Men gradvis kommer den verkliga kalendern att närma sig idealet.

David Stiernholm hoppas att de som träffar honom på mässan ska kunna ta med sig tre konkreta steg för att ta sig vidare.

– Mina råd innebär inte radikala omvälvningar. De handlar om små konkreta förändringar, varje dag, året om. Man kan göra något i varje läge för att få det bättre.

Om David Stiernholm

Utbildad: Vid Handelshögskolan i Göteborg.
Tidigare karriär: Controller, it-chef och vd.
Bor: Göteborg.
Startade sin konsultverksamhet om struktur 2004
Han har skrivit flera böcker i ämnet. Bland annat Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar, (2012, nyutgåva i pocket 2020) och senast  Förenkla på jobbet – gör det krångliga lätt (2019).