Aspekt

Arbetsmiljö

Det nya kontorslivet

Publicerad

När vi har kommit förbi pandemin är det dags att gå tillbaka till kontoret – eller inte? En sak är i alla fall säker: kontorets roll har förändrats under livet med ett utbrett distansarbete.

Under våren 2020, när de allra flesta kontorsarbetare fått allt från möjligheter till order om att arbeta hemifrån, var det många som fann sig snabbt tillrätta i situationen. Men andra trivdes inte alls.

Lena Lid Falkman, ledarskapsforskare på Handelshögskolan i Stockholm, ledde en intervjustudie under denna period och berättar att resultatet visade på tre skilda attityder till hemmajobbandet:

– Det fanns en grupp som verkligen längtade tillbaka, som inte snabbt nog kunde få komma till kontoret och krama kaffemaskinen. Andra kände ”nej, låt det inte ta slut”, för de uppskattade möjligheten att få bestämma ännu mer över sin tid, kunna vara effektiv och kanske slippa den del bråk med jobbiga kollegor, säger hon.

Den tredje gruppen låg mittemellan; de vill gärna tillbaks till kontoret, men de ville inte vara där fem dagar i veckan.

– Personerna i den gruppen kände ofta att det gick bättre att vara produktiv hemma, men att det var svårare att vara kreativ – det där med att stå vid en whiteboard och jobba tillsammans är väldigt svårt att efterlikna på distans. De saknade också de informella korridorssamtalen, det naturliga sociala utbytet och att kunna snappa upp saker genom att överhöra vad kollegan pratar om.

För den gruppen skulle en delad vecka med 2-3 dagar hemma respektive på jobbet vara en bra lösning.

– Jag tror att den uppdelningen kan vara bra för företag att ta fasta på. Men det gäller samtidigt för de flesta att bli tänka igenom hur de ska använda olika kommunikationskanaler på bästa sätt. Vad ska vi ta via mejl, intranät, Teams-möten, enskilda samtal respektive fysiska möten?

Aktivitetsbaserade kontor har blivit allt vanligare på svenska arbetsplatser det senaste decenniet, och den trenden kommer inte att avta – snarare tvärtom, tror Lena Lid Falkman.

– Det är dock viktigt att det finns utrymmen där man kan sitta och arbeta fokuserat, på samma sätt som man gör hemma. Det har en del missat i dagens aktivitetsbaserade kontor. För även om många kan utföra fokuserat arbete hemma, så är det inget att ta för givet – det kan till exempel vara bostads- eller familjeförhållanden som gör det omöjligt.

Hon förordar att företagen har en bestämd dag i veckan när alla är på plats, för att säkerställa att det blir tillfällen för gruppdynamik och utbyte över avdelningsgränserna.

– Kontorets viktigaste funktion framöver kommer vara att möjliggöra fysiska möten. Inte att få tillgång till material eller för att chefen ska kunna se att du verkligen arbetar.

Om alla ska vara inne på kontoret samtidigt innebär det förstås att det måste finnas platser till varje medarbetare.

– Ja, det ska finnas en stol till var och en, vilket inte nödvändigtvis behöver vara en ergonomisk stol vid ett höj- och sänkbart skrivbord. Ibland kanske man får tillgång till en sådan plats, en annan gång får man sitta vid ett gruppbord. Det kommer inte att bli något ergonomiskt problem när det är i så begränsad omfattning, och jag tror att rotation gör nytta. För det där med att ha en egen häftapparat och ett skrivbord som är en samlingsplats för personliga saker – den tiden är förbi.

Lena Lid Falkman tror också att vi kommer att få se fler arbets-hubbar och coworking-kontor framöver.

– Det blir ett mellanting mellan att sitta hemma och att vara på kontoret, och det skulle kunna underlätta för människor som vill leva en bra bit från arbetsplatsen. Den som till exempel vill bo i Roslagen och ha höns skulle få det lättare att ha kvar sitt jobb inne i Stockholm om valet inte stod mellan att sitta ensam hemma och att jobba på coworking-yta i närheten. Det skulle i sin tur avlasta den hårt pressade bostadsmarknaden i storstäderna.

Hon tror dock att vi kommer att få leva med en rädsla för smittorisker under lång tid framöver, något som skulle tala emot att dela arbetslokaler med många olika personer i en hubb.

– Men det finns lösningar för det. Jag vet till exempel att Microsoft har ett smart upplägg i sitt nya aktivitetsbaserade kontor i centrala Stockholm, där det finns ytor som även deras leverantörer och samarbetspartner kan få disponera. När man har suttit på en plats och arbetat sätter man upp en lapp – ”Här har jag jobbat” – så kommer någon och städar där innan nästa person tar platsen.