Aspekt

Arbetsmiljö

Hjärnan vill ha paus mellan möten

Publicerad

Att ha möte efter möte utan paus emellan är ett snabbt och effektivt sätt att drabbas av hjärntrötthet. Det framgår av ny forskning. Men det finns sätt att bryta seriemötestrenden och pausa effektivare.

Att ha flera möten i följd är inte optimalt, det håller nog de flesta med om. När möten innebar att träffas i ett rum, var risken för seriemöten mindre, då man ofta behövde vädra eller byta lokal. Kundmöten kunde också innebära en vilsam taxiresa eller promenad.

Under pandemin har res- och ställtid försvunnit. Nästa möte är ett klick bort, och det går normalt inte att avbryta ett möte som drar över med motiveringen att nästa möte börjar om en kvart.

Istället drabbas vi av allt längre serier av möten utan paus för återhämtning eller reflektion.

I ett forskningsprojekt som Microsoft genomförde i våras utrustades personer med EEG-hjälm som mätte deras hjärnaktivitet under seriemöten en dag. Nästa dag fick de kortare pauser mellan mötena då de även fick göra övningar för att pauserna skulle bli mer effektiva.

 

Resultaten visar entydigt att det är dåligt med seriemöten: Utan paus byggs stress upp i hjärnan och följer med till nästa möte där den fortsätter att byggas upp. Dessutom minskar förmågan att fokusera och engagera sig under möten om vi inte får en paus mellan möten.

 

Pausa och planera bättre

Pauser mellan möten är alltså viktiga. Men hur hinner man med det? Det finns ju en anledning till att schemat ser ut som det gör, eller?

Enligt Microsoft finns det metoder att få ut det mesta av även en kort paus och genom effektivare planering:

 

Ändra ditt tankesätt

Även om det kan kännas mer produktivt att lägga sina möten vägg i vägg visar forskning att motsatsen är sann. Pauser från datorn är en viktig del av arbetsdagen.

 

Hitta aktiviteter som lugnar ditt sinne

Meditation är ett effektivt sätt att koppla av och ladda mellan möten, men andra studier visar att fysisk aktivitet som promenader också är fördelaktigt. Egentligen är allt som avleder dina tankar från arbetsrelaterade saker och fokuserar på något som du känner är avkopplande bra för att bli uppdaterad och laddad när du startar ditt nästa möte.

 

Överväg alternativ till möte

Innan du schemalägger ett videosamtal, fråga dig själv: behöver vi verkligen ett möte för att diskutera den här frågan? Statusincheckningar och information kan till exempel göras mer effektivt genom dokumentsamarbete, en Teams-kanal eller mejl. Andra enkla uppgifter kan hanteras via chatt.

 

Gör möten mer effektiva

De bästa mötena är oftast korta och effektiva. Skicka en agenda inklusive förväntningar och förberedelser i förväg, bjud bara in de som verkligen behöver vara där, håll tidsramen och sammanfatta mötet de sista fem minuterna och planera för att deltagarna hinner ta en paus innan nästa möte.

 

Källa: Microsoft