Akavia Aspekt

Så undviker du mejlfällorna

Publicerad

Just nu mejlar vi som aldrig förr. Men mejl är ett mycket trubbigare kommunikationsverktyg än det talade språket. Här får du tips på hur du kan undvika de värsta fällorna.

Mejlet är hela intrycket när man inte kan läsa mellan raderna. Det gör att det är särskilt viktigt att tänka till lite extra innan du skickar det, att vara vänlig och tydlig.

– När man inte kan läsa mellan raderna så lätt är det svårt med ironi och bra att vara rak. Det ska vara trevligt att få mejl från dig och tydligt vad du vill, understryker David Stiernholm, struktör och föreläsare, som hjälper människor att få kontroll över sin arbetssituation.

När man mejlar, försvinner nyanserna i form av tonläge, kroppsspråk etcetera, som man kan få fram i ett samtal. Det skrivna kan låta hårdare än tänkt och budskapet missuppfattas.

– På kontoret kanske du har mejlen mer som chatt. Nu i pandemin med mer hemarbete måste du lägga extra vikt vid hur du formulerar dig, säger David Stiernholm.

Ett tips är att använda namnet på den du ska mejla till i mejlet och en roligare avslutning än Mvh samt att lägga in en lite längre avslutningsfras, till exempel Varma hälsningar, Allt gott, etc. Ett annat är att be snällt, till exempel “Skulle du hade tid och möjlighet/ lust att hjälpa mig med detta?”

Mejlet bör vara kortfattad och hålla sig till ett ämne. Då är chansen större att det blir tydligt och lättare för mottagaren att ta till sig. Risken är annars, enligt David Stiernholm, att mejlet blir svårare för mottagaren att hantera, då det handlar om så många olika saker, vilket resulterar att det blir ett uns jobbigare att få mejl från dig. Det underlättar dessutom mycket med en tydlig ämnesrad som lockar till klick och visar vad du vill. 

-Det värsta är när folk hakar på nya mejl på gamla mejlslingor, säger David Stiernholm.  

Det kan även vara bra att tänka på styckeindelning. Det gör mejlet luftigt och lätt att läsa. Använd gärna mellanrubriker, om det behöver vara långt. Det gör det lätt att hitta. 

– Inled med en kort sammanfattning. Då kanske mottagaren i alla fall läser den. Jag ser bl a på Twitter allt mer förkortningen TL;DR, too long; didn’t read, vilket kan vara något du använder för att markera att ”här kommer den korta versionen för dig som har ont om tid” säger han.  

För att det ska vara tydligt vad du vill bör du lägga det sist, gärna i en punktlista om det är flera saker så att det sticker ut och gärna numrera dem, tipsar han vidare.

Ett annat tips är att sluta cc:a om det inte absolut behövs. Många cc:ar i tid och otid, men det kan skapa förvirring, otydlighet och få folk att agera i onödan.

– Många stressas av om något hänger i luften. Man bör snacka ihop sig i kollegiet om i vilka situationer/ i vilket syfte man ska cc:a så att man vet vad som förväntas, säger han.

Men kanske viktigast av allt. Gå inte igång på autopilot utan fundera på om mejl är det rätta.

Många får och skriver en mängd mejl. Ett vanligt fel är att man svarar för snabbt utan att tänka efter, ibland kan det vara bättre att fundera lite innan, låta saken bero eller ringa.      

– Många tycker det är jobbigt att få så många mejl, att det tar tid, att det är svårt att bli förstådd etc. Mitt bästa tips är man ska hejda sig innan man skriver ett svarsmejl i affekt och trycker på sänd och försöka få tag på personen i stället, säger han, det kan bli jättefel annars.

Det kan vara bekvämt att mejla utanför arbetstid, men att det kan skapa onödig stress hos mottagaren, som kanske känner sig skyldig att svara     

– Använd funktionen senarelagd leverans istället för att skicka direkt, så att det skickas på rimlig tid, särskilt om du är chef, understryker David Stiernholm.          

Vad tycker du om emojis i jobbmejl?

– Jag tycker man kan använda det om det passar i organisationskulturen. Jag gillar det personligen, men det får vara i rätt sammanhang. Emojis är till för att uttrycka känslor och bra för att förtydliga. Jag använder det mycket själv, det kan göra det lättsammare och inte så torrt.