Rädda ditt hotade fokus

Det finns två parallella utvecklingsspår som gör att de flesta av oss skulle behöva bli bättre på att fokusera. För det första handlar det om arbetsuppgifterna, där i princip allt vi producerar i vårt tjänstesamhälle är beroende av att vi arbetar med hjärnan. Ytterst få rent manuella moment, där vi kan släppa fokus för en stund, finns kvar. Det värdeskapande och effektiva arbetet kräver fokus och koncentration.

Det andra spåret är den ökade splittringen. Redan innan digitaliseringen blev en dominerande kraft i utvecklingen satte vi oss i öppna kontorslandskap, vilket definitivt kan vara gynnsamt för många arbetsuppgifter, men som helt klart utmanar förmågan att fokusera.

Nu har bland annat sociala medier, pushnotiser och en mångfald av kommunikationskanaler gjort utmaningen än tuffare. När du sitter i ett Teams-möte kan du exempelvis samtidigt bli uppringd via Teams eller mobilen, plus att det parallellt kan komma chattmeddelanden i olika tjänster som är igång. Och under tiden kanske det plingar till från e-posten eller ett sms i mobilen.

– Det blir en balansgång mellan att vara tillgänglig och att kunna koncentrera sig på sina arbetsuppgifter. Det är ingen lätt balansövning, men en bra början är att skärskåda vad det egentligen finns för förväntningar på att du ska kunna bli nådd, säger Gabriella Ringvall, hjärnivrare, förändringsledare och kommunikationsstrateg i egna företaget &thebrain.

Hennes erfarenhet är att när frågan om förväntningar tas upp på en arbetsplats visar det sig som regel att de är betydligt lägre än vad många inbillar sig. 

– Det är till exempel vanligt att förväntan på hur snabbt det ska komma svar på ett mejl kan ligga på en eller till och med två dagar. Du behöver alltså inte alls ha den plingande hela tiden.

Så blir du bättre på att fokusera

• Ta reda på förväntningarna.  Hur snabbt behöver du egentligen bli nådd på telefon eller mejl? Behöver du ha chatten på hela tiden?
• Utnyttja dagen rätt.  Använd morgnar och förmiddagar till de uppgifter som kräver mest fokus.
• Skapa variation. Ersätt datormöten med mobilsamtal, inte minst vid de samtal då du samtidigt kan vara ute och röra på dig för att på det sättet ge hjärnan bättre förutsättningar att kunna fokusera.

Hon förklarar hur det oftast fungerar: när du skickar ett mejl så handlar det om att du själv bockar av något på din att-göra-lista. Det är det viktigaste då, att kunna bocka av den uppgiften, inte att du ska få ett svar omedelbart. Med andra ord går det utmärkt att avsätta speciella tidsblock för att ta hand om mejlen. Helst då på eftermiddagen.

– De flesta av oss har lättare att utföra kognitivt arbete på morgnar och förmiddagar. Därför är det smart att lägga mer splittrande uppgifter, som att svara på mejl, senare på dagen. En ekonomichef berättade för mig att han inte längre bokar några administrativa möten på förmiddagen, just för att kunna reservera den värdefulla delen av medarbetarnas tid till annat, säger hon.

Att sociala medier kan vara förödande för fokuset är välkänt, och Gabriella Ringvall tycker att det är anmärkningsvärt att arbetsgivare låter sina medarbetare ha tillgång något som är så destruktivt för produktiviteten hela dagarna.

– Det vanliga argumentet är att ”vi är alla vuxna människor här, vi har ett gott självledarskap och klarar av att hantera det”. Men det är inte helt sant; våra hjärnor älskar den stimuli som notiser och sociala medier ger – och det ska till oerhört mycket självdisciplin för att tacka nej till den när den bjuds.

Hon menar att förmågan att fokusera och hantera sina tid är en viktig del av framtidens kompetenskrav.

– Jag är övertygad om att det kommer att bli en USP för kandidater som vill ha en eftertraktad tjänst. Det är något som arbetsgivare eller rekryterare kommer att fråga dina referenser om.

Det finns ett modernt fenomen som heter ”digital fatigue”, det vill säga digital trötthet, berättar Gabriella Ringvall. Det är den typ av mental utmattning som många av oss lär ha upplevt efter till exempel ett längre Teams-möte.

– Rent kognitivt är det kämpigare att sitta framför en skärm och förhålla dig till ansikten än om du är med på ett fysiskt möte med samma människor. Din hjärna tolkar ansiktena som att du är på samma plats som de andra när du både ser och hör dem. Men det är svårare, för att inte säga omöjligt, att ta in den ordlösa kommunikation som är så viktig. Kroppsspråk och verklig ögonkontakt är en stor del av ett fysiskt möte.

Det blir också mindre dynamik i ett digitalt möte, bland annat för att det inte känns naturligt med tysta pauser.

– I ett fysiskt möte blir det alltid naturligt tysta pauser, och det är inget konstigt för att alla ser vad som händer i rummet på ett annat sätt. I ett digitalt möte börjar vi direkt undra om det är något fel med tekniken.

Även i rena tvåpartssamtal kan det vara kognitivt krävande att använda video alltför mycket.

– Jag brukar rekommendera chefer att välja att ta ett telefonsamtal med medarbetaren istället. När vi bara använder ett sinne blir det en annan närvaro, och dessutom är vi bra på att till oss nyanser i rösten. Så länge vi inte blir distraherade av en bild, då blir det genast svårare att fokusera, säger hon.