Akavia Aspekt

Så skapar du bättre struktur på jobbet

Publicerad

Uppdrag staplade på hög, missade deadlines och jobbångest på fritiden. Känner du igen dig? Då kan du behöva strukturera upp ditt arbete. Akavia Aspekt intervjuar struktören David Stiernholm som hjälper privatpersoner att bli mer effektiva och mindre stressade genom att skapa bättre ordning på jobbet.

I slutet på 90-talet arbetade ekonomen David Stiernholm som projektledare för ett större handelsföretag. Han hade en bred yrkesroll, många bollar i luften i form av parallella it-projekt i flera olika städer, ett fullspäckat schema och ett belamrat skrivbord. Till slut spillde stressen och ångesten från jobbet över på fritiden.

– På den tiden gjorde jag mycket på uppstuds och hade ingen struktur. Jag försökte ha mycket i huvudet och noterade information på för många ställen. Min rygg kändes aldrig fri utan jag var ofta stressad över att ha glömt bort någonting eller missat någon deadline. Då insåg jag att jag behövde arbeta mer strukturerat och började leta efter bra verktyg och metoder, säger David Stiernholm till Akavia Aspekt.

 

I Microsoft Access skapade han 1999 sitt första att göra-listverktyg, en fil som döptes till struktur.mdb. Där delade han in sina uppgifter i olika kategorier och kunde enkelt sortera fram den viktigaste för stunden.

– Det var otroligt värdefullt för mig att ha allting samlat på ett ställe och att jag snabbt kunde hitta rätt sak att göra just då. Detta var innan digitaliseringen hade slagit igenom och många kollegor blev intresserade av mitt arbetssätt och förvånade över mitt tomma skrivbord, säger han.

Enklare vardag med struktur

David Stiernholm bestämde sig för att sadla om i karriären. Sedan 2004 är han struktör på heltid, vilket innebär att han föreläser om och leder kurser i hur företag och privatpersoner kan uppnå bättre ordning och reda och mer effektivitet på jobbet. Han har också skrivit ett antal böcker i ämnet – en av dem, Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar, publicerades första gången 2012 men har nyligen tryckts i en uppdaterad andra upplaga.

– Generellt är vi inte nog strukturerade idag. Jag är inte dogmatisk och tycker att man måste jobba strukturerat, jag vill bara förmedla att vardagen blir enklare om man gör det, säger han och fortsätter:

– Många som jag träffar tycker ofta att jobbet är ”för mycket”, det blir en ständig jäkt. Det är för mycket information, för många möten, för mycket att göra men för lite tid till de viktiga uppgifterna.

Men kan inte detta bero på det höga tempot och all multitasking inom det moderna arbetslivet?

– Jag tror att mycket handlar om bristen på struktur. För en tid sedan såg jag en tidningsartikel från början på 1900-talet som handlade om hur svårt det är för folk att hinna med allt i den intensiva och stressiga vardagen – då. Jag tror att känslan av att tiden accelererar och går fortare är allmänmänsklig. Även Leonardo da Vinci sägs på sin tid ha haft en anteckningsbok i bältet där han noterade sina uppgifter.

Samla informationen för överblick

Den nyss nämnda boken består av ett 31 dagar långt träningsprogram där individen får lära sig metoder och verktyg för att organisera, fokusera och automatisera – med syftet att få mer struktur och effektivitet i yrkeslivet. David Stiernholm menar att ett vanligt återkommande strukturmisstag är att samla information om uppgifter, aktiviteter, projekt och möten på många olika ställen – i huvudet, i mejlen, på post it-lappar, i kalendrar och i fysiska dokument. Då är det svårt att få överblick och att prioritera rätt. Och stressen ökar. Ett naturligt första steg är därför att upprätta en att göra-lista, till exempel i ett digitalt verktyg eller i en fysisk anteckningsbok.

– Man ska använda det format som man tilltalas av och formulera och kategorisera uppgifterna på rätt sätt, till exempel efter omfattning, ansvarsområde eller ämne. Om man bara listar för stora saker är risken att man aldrig hinner bli färdig och får bocka av, vilket inte är bra för välbefinnandet.

 

Läs mer om David Stiernholms bok.

 

I boken nämns att man kan kategorisera efter en viss kontext, det vill säga efter i vilken situation som vi behöver vara i för att kunna göra dem. Om man exempelvis är trött kan man sysselsätta sig med uppgifter som inte kräver ens fulla mentala kapacitet, medan en kafémiljö kanske lämpar sig för andra åtaganden.

– Själv har jag även en tidskategori. När jag har lite mindre tid kan jag till exempel passa på att göra flera snabba femminutersuppgifter och får då bocka av mycket på listan, säger David Stiernholm.

Listor kan hjälpa att prioritera

En att göra-lista kan göra det enklare att fokusera och prioritera, vilket är ett annat träningsmoment i boken. David Stiernholm poängterar vikten av att boka in ostörd tid i kalendern då man kan arbeta distraktionsfritt och  koncentrerat med viktiga uppgifter. Då kan man till exempel stänga av notifieringarna på telefonen och datorn.

– En annan bra sak är att helt enkelt komma överens med kollegorna i arbetslaget om en signal som visar att man behöver arbeta med fullt fokus. Det kan vara att man har statusindikatorn på chatten på upptaget-läge eller att man helt enkelt har satt sig i ett eget rum och stängt dörren, säger han.

Den ostörda fokustiden bör inte strykas ur kalendern, utan flyttas om det exempelvis dyker upp ett möte. 

– Om man inte kan flytta sin ostörda tid till ett annat tillfälle samma vecka bör man fundera på om man inte ska tacka nej till det uppkomna mötet. Innebär verkligen min närvaro på mötet att jag bidrar till att uppfylla verksamhetsmålen? Bara för att mötet är brådskande betyder det inte att det är viktigt.

Men hur enkelt är det egentligen att tacka nej till möten om det kanske finns förväntningar på att man bör delta? David Stiernholm säger att detta inte är det enklaste alla gånger, men risken med att slentrian- och vanemässigt tacka ja är att man försakar de timmar som man kan behöva lägga på sina viktigaste uppgifter, utöver mötena.

– Så klart förekommer det ofta situationer när man gör rätt i att tacka ja till mötet och flytta undan sin egentid. En bra kontrollfråga för att se om detta är en sådan situation är: ”vad förväntar du dig att jag ska bidra med i mötet?”. I en del fall finns det inte någon direkt förväntan mer än att ”det kan va’ bra”.

Skapa checklistor

David Stiernholm rekommenderar även att man optimerar sitt arbete med automatisering. Det kan röra sig om att skapa checklistor som steg för steg visar hur man utför uppgifter som dyker upp sällan, vilket kan spara tid. Han vill även slå ett slag för produktivitetsappar, däribland TextExpander, som kan effektivisera kommunikationen genom att delvis automatisera exempelvis mejltexter som man skriver ofta. Han nämner även tjänsten Microsoft Power Automate, som bland annat gör det möjligt att lägga in automatiska pauser mellan kalenderbokningar.

– Ju mer man kan optimera och automatisera utförandet av enkla uppgifter, desto mer tid och energi kan man lägga på de viktiga och roliga sakerna på och utanför jobbet säger han.

Det är ganska små åtgärder som du nämner. Kan de verkligen få så stor effekt för individen?

– Om man justerar, förbättrar och förfinar saker som man gör varje dag och vecka får det stort genomslag i längden. Det är genom flera små åtgärder som man kan få kännbar effekt. Man ska inte börja för stort.

Finns det något riktmärke för när man lägger för mycket tid på att skapa struktur?

– Jag skulle säga att ett riktmärke är att det känns arbetsamt att upprätthålla strukturen, men det kan det å andra sidan göra i början om man är ovan. Jag har bara träffat någon enstaka som har strukturerat lite för mycket, till exempel att de har registrerat och dokumenterat lite här och lite där. Men då är frågan om det verkligen är att vara strukturerad? Problemet är vanligtvis inte för mycket utan för lite struktur.