Akavia Aspekt

Zoomtrötthet: så funkar det, så undviker du det

Publicerad

Tydlig agenda, återkommande pauser och det rätta antalet deltagare. Det är några tips som minskar risken för zoomtrötthet, en mental utmattning till följd av många, långa och ostrukturerade videomöten.

Under den pågående coronapandemin har distansarbetet ökat kraftigt och därmed också antalet digitala möten. Videosamtal har i mångt och mycket blivit det nya normala för att hålla kontakten med kollegorna, men denna digitala kommunikationsform kan också ha sina baksidor. Fenomenet och begreppet zoomtrötthet – eller zoom fatigue på engelska – har de senaste månaderna fått allt mer uppmärksamhet i medierna.

Det finns ingen vedertagen definition av uttrycket, men det beskrivs som ett slags mental utmattning som kan drabba den användare som har suttit i många, långa och ostrukturerade videomöten på plattformar som Zoom, Google Hangouts, Teams, FaceTime eller Skype.

Organisationspsykologen Anders Risling, som själv har hållit och medverkat i flera videokonferenser under covid 19-pandemin, berättar för Akavia Aspekt att zoomtrötthet i hög grad beror på avsaknaden av den fysiska närvaron och närheten som uppstår i vanliga möten på arbetsplatsen.

Anders Risling.

- Utan att vi tänker på det händer något i våra kroppar när vi träffar varandra fysiskt. Man kan spegla sig i andras känslor, läsa av kroppsspråk, känna dofter, och så vidare. Frånvaron av denna ”känslomässiga beröring” kan göra att digitala möten skapar en trötthet och lättare stress hos deltagarna. Detta ämne är viktigt att prata om eftersom vi kanske bara är i början av distansjobbandet, säger Anders Risling.

I en artikel i magasinet National Geographic förs ett liknande resonemang. Under ett fysiskt möte sker kommunikationen inte bara genom ord utan också genom att man automatiskt läser av kroppsspråk, till exempel handrörelser eller andning. Vid ett videosamtal är däremot tillgången mer begränsad på sådana icke-verbala kommunikationssignaler, vilket gör att lyssnaren måste lägga extra mycket fokus på orden – något som kan vara besvärligt om ljudkvalitén dessutom är knackig.

Resultat: hjärnan måste jobba hårdare, zoomtrötthet inträffar. Anders Risling lyfter även upp en annan aspekt – att videomöten kan vara mer utlämnande än fysiska sådana.

- När jag träffar en grupp på riktigt ser jag andra men inte mig själv. Under ett videosamtal ser jag andra och mig själv i en liten ruta. Jag kan tänka mig att många blir lite mer självkritiska under digitala möten: sjutton också, hur ser jag ut egentligen? Detta kan också vara tröttande. Det går dock att ta bort sin bild så att man slipper se sig själv under videosamtalen, men många missar det, säger han.

Även själva strukturen på videomötet kan ge upphov till zoomtrötthet, till exempel om det är för många deltagare. Rekommendationen från Anders Risling är att inte arrangera videosamtal med fler än åtta personer åt gången, framförallt inte sådana möten där avsikten är att samtliga deltagare ska bidra aktivt.

- Det blir annars för rörigt och svårt för mötesledaren att samla in synpunkter och låta alla komma till tals, vilket är viktigt. Jag tycker att man kan dela upp sig i mindre grupper om man är många aktiva deltagare. Sex personer är ett optimalt antal för en arbetsgrupp. Det går ju däremot utmärkt att köra större konferenser där det är många som bara lyssnar men som inte deltar aktivt i mötet, säger han.

Han har kommit på en egen lösning. Om han håller i ett möte med fler än åtta personer brukar han försöka välja bort skärmalternativet och istället låta deltagarna ringa upp varandra två och två under en promenad.

- Man ser ju inte varandra under ett telefonsamtal, men det uppstår ändå en annan närhet än under ett videomöte i grupp. Jag har märkt att det har varit uppskattat hos deltagarna, säger han.

Bristande förberedelse kan också bidra till zoomtrötthet. Anders Risling framhåller att videomöten kräver minst lika god planering som fysiska, och menar att ”det gamla hederliga sammanträdet” kan tjäna som vägvisare. Före mötet kan man som chef skicka ut en dagordning eller agenda. Där kan man kommunicera vilken information som man vill ha från deltagarna och även i vilken ordningsföljd som de ska komma till tals under videosamtalet.

- Som chef är det bra att vara extra tydlig i ledarskapet före och under mötet om vad man ska prata om och hur man ska prata om det. Videomöten passar inte lika bra för ett snabbt spånande på olika idéer. Det krävs istället mer struktur, till exempel att man ger eller begär ordet, för att det inte ska bli rörigt.

Hur viktigt är det att komma överens om en mötesetikett, till exempel för hur man begär ordet?

- Mötesetikett eller spelregler är nödvändiga. Och det är bra att göra dem tydliga, annars händer det lätt att man missförstår varandra. Man kanske tar för givet att ”mina spelregler borde alla förstå”. Om man istället pratar om dem blir man snabbare överens. Exempelvis: att säkerställa att alla får vara med, samt hålla fokus och närvaro. Och ingen multitasking, utan är man medlem av mötet så är man det.

Anders Risling lyfter även fram betydelsen av pauser under långa och mellan kortare digitala möten.

- Man kanske upptäcker en halvtimmes lucka i schemat och passar på att boka in ett kort videosamtal i tron om att man har tid – men det har man ju inte. Det är sällan som någon lyckas upprätthålla koncentration eller kvalitet om man springer mellan olika digitala möten, säger han.