Aspekt

Råd och Tips

Bästa råden och värsta missarna vid mixade digitala möten

Publicerad

Digitala möten har blivit vardag. Men när coronapandemin klingat av måste vi ställa om till möten där några är på plats medan andra medverkar på distans. Här ger digitala moderatorproffset Beata Wickbom sina bästa tips om den nya mötesformen.

Beata Wickbom är digital strateg, rådgivare och en lovordad moderator som har hållit i över 500 olika möten och event. Hon hjälper företag och myndigheter att designa upplägg för inspirerande digitala möten.

Inom en rad olika branscher hålls i dag nästan samtliga arbetsmöten i verktyg som exempelvis Zoom eller Teams. Men hur förhåller vi oss när vissa är på plats på kontoret, medan andra närvarar digitalt? För bästa möjliga utväxling ger hon först några grundläggande råd:

– Alla måste komma lika nära varandra och ha en skärm, mikrofon och tillgång till chattfunktionen. De som sitter tillsammans ska också ha varsin dator. Det fungerar inte med åtta personer runt ett bord som delar på en. Skälet till det är alla som sitter själva vid en skärm upplevs som långt bort.

Trots att vi saknar fysiska träffar säger hon att många uppskattar möten i digital form beroende på möjligheten till variation och interaktion, till exempel genom utbrutna samtalsrum, så kallade breakout sessions. 

– Du kan så enkelt skapa grupparbeten eller breakout sessions. Det är också enkelt att bjuda in en gäst eller en föreläsare. Personen behöver bara koppla upp sig och måste inte resa och sedan sitta och vänta på sin tur i mötet. Man kan titta på en kort film eller göra en omröstning. Allt det här går mycket smidigare när alla har varsin skärm, säger hon. 

Beata Wickbom pekar på hur mycket tid som sparas in när medarbetare inte behöver 20 minuter för att ta sig fram och tillbaka till ett mötesrum. Men framför allt, stormöten som kunde pågå i två dagar har i dag skalats ned till max tre timmar. 

– I dag är alla förberedda och vet att det är ”direktsänd tv”. Vi skippar mer av bakgrund och går rakt på sak, likt Sommar i P1. 

– Som det heter på skolspråk, man flippar klassrummet och skickar ut allt inläsningsmaterial i förväg för att spara tid.

Det krävs dock noggranna förberedelser för att skapa bra användarupplevelser. 

– Tänk på att mötesdeltagarna inte kan sitta passiva, något vi inte var särskilt bra på förut. Jag skulle säga att den som planerar ett möte har fyra gånger längre förberedelsetid jämfört med tidigare. 

I givande möten på distans spelar interaktion en framträdande roll. Om man gör det rätt känner sig folk mer sedda och hörda än i den fysiska motsvarigheten, noterar hon. Hon får ofta glada tillrop från deltagare som uppskattar att kunna se samtliga personer.    

– Fysiska möten är inte så bra som vi tror. Oftast är det en eller två som pratar och äger agendan. Du kan räcka upp handen, men fysiska möten har inte designats särskilt väl för interaktion. Jag hoppas fördelarna med digitala möten kommer att spilla över på fysiska möten. 'Ska vi inte få samtala om det här i smågrupper, ska
vi inte få rösta och ställa frågor?'.

För att undvika att glömma bort dem som medverkar på distans har Beata Wickbom en lista på alla deltagare. I möten med upp till 30 deltagare är hennes ambition alltid att samtliga ska bli sedda minst en gång. 

Hur förbereder man då ett digitalt möte? En huvudregel är att prata mindre. För egen del utgår hon från tidsuppdelningen 40/60, där 40 procent utgör förberett
material då någon berättar. Övriga 60 procent handlar om designad interaktion som exempelvis frågor och omröstningar.

– Be personer i publiken att kommentera aktivt. Jobba mer med frågorna, hur de ställs. De ska vara roliga. Jag ogillar starkt frågor som ”berätta lite om dig själv”. De är inte engagerande, nyfikna eller hjälpsamma för den som ska svara. Säg i stället ”vad är det roligaste eller viktigaste vi behöver veta om dig?”.

– När ni bestämt ämne, fråga er vilka personer som kan tillföra intressanta perspektiv, säger hon. 

Tre råd för bättre kombinerade digitala och fysiska möten

/ Berätta i stället för att visa Powerpoints. Alltid människor före Powerpoint. Ibland behöver man visa hur något ser ut eller funkar, men slå snabbt på och av för att inte fastna. 

/ Låt hellre två personer berätta varsitt perspektiv än bara en. Vi behöver många röster, annars blir det monotont. 

/ Ha respekt för det sociala behovet. I mina möten brukar jag lägga in tio minuter breakout sessions i början. Det ersätter snacket vid utdelningen av namnbrickorna.

De största fallgroparna

/ För långa pass utan interaktion.

/ Dålig bild. Det är en tillgänglighetsfråga att kunna avläsa ansiktet på den som talar.

/ Personer som håller föredrag i stället för berättar.

/ Chatten används inte tillräckligt för feedback och inspel.

/ För få personer på ”scen”. Alltså för många som lyssnar och för få som talar.

/ För få pauser. Tro inte att det är onödigt med en paus
i ett möte som ”bara” är tre timmar. 

/ För lite variation. Lägg in möjligheten att visa film, ha dialog, snabba frågor och omröstningar.

/ Ingen moderator som ställer följdfrågor för att göra mötet spännande.

/ Filmade scenevent. Digitala möten ska alltid designas.

/ Långa och tjocka möten i stället för flera korta.