Aspekt

Råd och Tips

Psykologin bakom mötesmissbruk

Publicerad

Vem är det som vill ha alla dessa möten egentligen? Alla är ju överens om att det är för många möten och att de flesta är meningslösa. Varför bokas det då ständigt in nya? Svaret på den frågan finns djupt i det mänskliga psyket.

Tre beteendevetare och möteskonsulter i USA har grävt lite i orsakerna till möteskulturen och hittat sex psykologiska fenomen som eldar på mötesmissbruket. De utvecklar sina tankar i en artikel i Harvard Business Review.

Ett grundläggande problem är rädslan att missa något. Det gäller både när man tackar ja till onödiga mötesinbjudningar och när man bjuder in ett omotiverat stort antal deltagare.

Vissa anställda är rädda för att framstå som illojala eller ointresserade om de avböjer inbjudningar. Omvänt oroar sig initiativtagaren för att de som inte blir inbjudna ska känna sig kränkta.

I båda fallen är lösningen kommunikation menar artikelförfattarna. Om du avböjer ett möte kan du i stället skicka dina tankar i förväg, eller återkoppla efteråt. Du missar troligen ingen information samtidigt som du bidrar. Att inte bjuda in någon kan förklaras som att du respekterar deras tid och att just det här mötet inte berör deras arbete.

Egocentrisk mötesplanering stjäl energi

Många chefer bokar in möten när de själva har tid, utan att bekymra sig över hur medarbetarnas scheman ser ut. Det sker inte av illvilja, utan ofta helt omedvetet. Men varje möte kostar. Att tio personer sitter i två timmar kostar massor av pengar. Det kan också innebära att personalen tappar styrfart och energi, vilket ytterligare bromsar arbetsflödet. Sedan finns det personliga kostnader, som att någon känner hur dagishämtningen närmar sig och börjar oroa sig för hur den ska lösas. Inte den mest närvarande och effektiva mötesdeltagaren.

Plötsligt inbokade möten är oftast ännu värre. Då omkullkastas all planering för ett stort antal människor vilket kan påverka en större del av arbetsdagen.

”Ha det här klart till mötet”

Det kan vara motiverande att ha en deadline för en uppgift kopplad till ett möte med chef eller avdelning. Men behövs själva mötet?

Ett sätt att både ha och äta kakan, kan vara att i god tid meddela att mötet ställs in om uppgiften är utförd i tid. Att hålla deadline belönas med inställt möte. Annars kan ett möte vara nödvändigt för att diskutera varför det blev förseningar.

Att gå på möten kan få oss att känna att vi gör något viktigt, trots att våra andra arbetsuppgifter egentligen är viktigare. Om ett möte är återkommande, samma veckodag och samma tid, är det extra svårt att tacka nej eller ställa in. Men här bör vi i stället tänka tvärtom, menar artikelförfattarna. Att ställa in eller avsluta tidigare ska vara standard, förutsatt att inget nytt behöver diskuteras. Om du är osäker på om ett möte behövs, ställ in det och se vad som händer.

Mötesdemens och ensam frustration

Hur ofta har vi inte samma diskussioner möte efter möte, bara för att alla inte kommer ihåg  vad som togs upp förra gången. Enklast avhjälps detta med en genomtänkt sammanfattning av mötets slutsatser som sprids till alla berörda.

En sista aspekt som artikelförfattarna tar upp är ett fenomen de kallar pluralistisk okunnighet: Flera personer i en grupp reagerar på samma sätt, men samtidigt tror de att de är ensamma om det. ”Det här mötet är ju totalt meningslöst, varför är det bara jag som inser det”.

Den ensamma frustrationen över att vara den ende som ser sanningen kan enkelt brytas med kommunikation. Om ledningen uppmuntrar medarbetare att recensera möten kan kalendersaneringen börja. Men det förutsätter att medarbetarna motstår lusten att positionera sig som mest positiv, och i stället erkänner att mötet är ett svart, själsdödande slukhål.

Artikeln i sin helhet finns att läsa här.