Aspekt

Råd och Tips

Så slipar du dina powerpoints

Publicerad

Det är ingen större konst att presentera information inför en grupp. Desto svårare är det att verkligen nå ut med informationen. Presentationsexperten Micke Hermansson vet hur du gör för att lyckas.

De allra flesta Powerpoint-presentationer består av ”slides” som är uppbyggda enligt principen 0-7-50. Det vill säga noll bilder, sju punkter i en lista och totalt omkring 50 ord. Men detta är sällan det bästa sättet att stödja en presentation, som ju även bygger på muntlig och ofta kroppslig kommunikation. Eller rättare sagt: det är aldrig det bästa sättet, i alla fall inte enligt föreläsaren Micke Hermansson som är aktuell med boken ”Presentationslyftet – 105 vägar för dig som vill nå ut”.

– Den typen av bilder gör att åhörarna inte kan undvika multitasking. De läser samtidigt som de ska lyssna på dig, och alla forskarstudier är entydiga: våra hjärnor klarar inte multitasking. Så åhörarna distraheras och tar in informationen mycket sämre, säger han.

Dessutom är det inte ovanligt att en presentatör visar hela listan med punkter på en gång, något som gör det hela ännu värre.

– Det gör att när du ska försöka få dem intresserade av den första punkten är de redan i färd med att läsa och fundera över punkt fyra eller fem.

För att återknyta till sifferkombinationen, så bör de flesta Powerpoint-slides enligt Micke Hermansson snarare vara uppbyggda som 1-0-0. De ska alltså bestå av enbart ett foto, eller någon annan typ av bild.

Eller för att nyansera lite, så kan ett annat mål uttryckas som 10-40. Det innebär att du på tio slides i din Powerpoint-presentation inte bör ha mer än 40 ord.

– Det är alltså färre ord än vad en enda vanlig, genomsnittlig slide rymmer. Men dina slides ska stärka, fördjupa eller ackompanjera det du säger – inte upprepa det.

Ytterligare ett tips är att använda ”tresekundersregeln”.

– Åhöraren ska kunna ta till sig varje ny slide som visas på tre sekunder. Så enkla ska de vara. För efter de tre sekunderna kan allt fokus läggas på det du berättar.

Den bristande förmågan att ta steget från att presentera information till att nå ut med informationen är vida utbredd, konstaterar Micke Hermansson. Vilket han i och för sig inte förvånas av.

– Det är en vanlig missuppfattning att för att något ska vara seriöst så måste det vara torrt och korrekt. Det finns ingen risk att behöva stå till svars för att man har gjort en ”tråkig” presentation, däremot kan man bli ifrågasatt om man gör något som är annorlunda. Även om den annorlunda varianten innebar att informationen nådde ut bättre. Så det gäller att våga lite om man vill ge sina presentationer ett lyft.

Proffsiga Powerpoint-presentationer – nio snabba tips

  • Varje enskild slide ska ett enda budskap. Det kan vara en superkort mening eller helst bara ett enstaka nyckelord eller bild. Med andra ord: inga fler listor med ”bullet points”.
  • Tänkt stort – använd rejält stora och tydliga bokstäver. Det kan du kosta på dig om du följt rådet ovan.
  • Vi fortsätter på tydlighetsspåret: Använd bara ett och samma typsnitt på alla dina slides, och välj något enkelt och tydligt. Calibri, Times New Roman och Bookman Old Style är tre användbara varianter.
  • Använd inga animeringseffekter. Punkt slut.
  • Lägg lite tid på att leta fotografier eller andra bilder till dina slides. Vi har alla ett bra bildminne, så med rätt bilder kommer ditt budskap bli ihågkommet längre. Men obs – var noga med upphovsrätten, så använd bildbanker som Pixabay, Pexels eller Unsplash när du letar. Använd färg- och kontrastrika bilder som kan täcka en hel slide.
  • Rörliga bilder är även det något som attraherar vår hjärna. Video är ett perfekt medium för att variera en presentation. Här kan du fånga publikens fokus på nytt: de får höra en ny röst, se något animerat eller bara repetera något på ett annat sätt.
  • Sedan ska du tänka på att dina slides inte finns där för att vara dina egna små fusklappar eller ditt manus. Det får du lösa på annat sätt.
  • Och om du vill ge åhörarna en sammanfattning av din presentation, så ska du inte använda din Powerpoint-presentation till det. Skicka istället ut en separat sammanfattning i efterhand.
  • Till sist, en bra investering: skaffa en ”klicker” så att du inte behöver vara låst vid datorn för att byta slide.

Källa: Micke Hermanssons bok ”Presentationslyftet”.