Aspekt

Arbetsmiljö

Så skapar ni en lyckad onboarding på distans

Publicerad

Coronapandemin har skapat nya förutsättningar för många företags onboardingprocesser. Hur ska man få en ny medarbetare att trivas på jobbet och komma igång med sina uppgifter när alla arbetar utspritt på distans? Akavia Aspekt har ställt frågan till Anders Holtenius, rekryteringskonsult på PeopleProvide.

Onboarding är en mer eller mindre omfattande introduktion på arbetsplatsen för en nyanställd. Anders Holtenius, rekryteringskonsult på hr-kompetensbolaget PeopleProvide, berättar för Akavia Aspekt att en onboardingprocess i huvudsak har två sammanlänkade syften. Å ena sidan ska den nyanställda lära känna sina nya kollegor och få möjlighet att bekanta sig med företagets kultur och oskrivna sociala regler. Å andra sidan ska personen sättas in i de mer praktiska och tekniska bitarna för att snabbt och smidigt kunna komma igång med sina arbetsuppgifter.

–       Jag skulle säga att onboardingen i hög grad är avgörande för hur länge en medarbetare stannar, hur den trivs och hur den presterar under tiden. En ofullständig onboarding innebär inte bara att företagen kan förlora medarbetare utan också att de inte presterar särskilt bra, vilket kostar tid och pengar. Därför är onboarding en av de hr-processer som de senaste åren har varit mest i ropet ute hos bolagen.

I och med distansarbetet under coronapandemin har spelreglerna ändrats drastiskt för onboardingprocesserna – som numera ofta sker i den digitala världen. Här gäller det att företagen tänker till, enligt Anders Holtenius.

— Vid digitaliserad onboarding är det viktigt att ändå ha med inslag av interaktion och samtal. Det är svårt att täcka in allt i en digital onboarding, men vet inte den nya medarbetaren exempelvis vart den ska vända sig vid en fråga finns risken att leveransen dröjer, säger han och fortsätter:

— Onlinemöten och telefonsamtal är också viktigt av den anledning att social interaktion är en central del av onboardingen på en arbetsplats, och utan den riskerar den nyanställda att känna sig utanför.

Anders Holtenius rekommendation till arbetsgivare är att i god tid skicka ut preboarding-information till den nyanställda. Preboarding var viktigt även före det utbredda hemmaarbetet under pandemin, men är extra betydelsefullt i tider av oro och osäkerhet. Preboarding-informationen kan till exempel bestå av filmer och texter om företagets visioner och värderingar, men också om praktiska saker som tidrapportering och förmåner.

–       Man kan även berätta om vad som har händer just nu inom bolaget för att på så sätt hålla den nyanställda ajour. Jag tror att det kan skapa trygghet och bidra till att personen känner sig sedd.

En digital onboarding på distans kräver ett minst lika tydligt upplägg som en fysisk sådan på en arbetsplats. Den första veckan kan till exempel innehålla återkommande praktiska videomöten där medarbetaren introduceras till företagets system, processer och mallar inom en rad områden – med avsikten att snabbt komma igång med sitt uppdrag. Enligt Anders Holtenius behöver medarbetaren även få kännedom om företagets riktlinjer för kommunikationen, till exempel vem man kan vända sig till i vilka frågor och när. Det kan göra tröskeln lägre för att lyfta på luren och be om hjälp – istället för att fastna onödigt lång tid vid ett litet hinder. Man kan även utse en digital kontorskompis, en person som den nya medarbetaren snabbt kan kontakta vid olika frågor.

–       Det är olika hos olika företag, men om möjligt kan man också steppa upp svårighetsgraden på arbetsuppgifterna successivt. Det är dock ingenting man kan förvänta sig som anställd utan man behöver ha respekt för att det ibland är högt tempo från början – även vid distansjobb, säger han.

Utöver de praktiska videomötena rekommenderar Anders Holtenius mer personligt hållna videosamtal, där medarbetaren får bekanta sig med sina närmaste kollegor men också möta andra representanter från bolaget.

–       Den informella aspekten är viktig vid varje onboarding, det vill säga att den nya medarbetaren får inhämta tips och tricks om bolagets kultur som kanske är svårare att sätta på pränt. Den delen riskerar att falla bort helt när onboardingen sker på distans. Jag tror att det är därför är viktigt att man under den första tiden får träffa sina kollegor över video och ställa sådana mer informella frågor. Det är svårt att lära sig företagets kultur om man inte kan möta medarbetarna, eftersom de utgör kulturen, säger han.

Anders Holtenius råd till arbetsgivare är att använda sig av checklistor för onboardingen, inte minst när den genomförs digitalt. Det kan skapa överblick och tydlighet både för medarbetaren och för chefen.

–       Då vet alla inblandade vilka moment som är avklarade och vilka som återstår. Man kanske har gjort preboarding-blocket där medarbetaren har fått information och ställa frågor om bolagets vision och värderingar, och härnäst följer ett videomöte där man introduceras till it-systemen. Många onboardingsystem har idag checklistor inbyggt som funktion, vilket minskar risken för att någonting ska falla mellan stollarna, säger han.

 Det är också viktigt att kontinuerligt utvärdera onboardingen, menar Anders Holtenius.

–       Precis som att man i en medarbetarundersökning utvärderar och undersöker vissa områden så bör man också följa upp och utvärdera onboardingprocessen. Dels så bör den som har genomfört onboardingen ges möjlighet att få komma till tals, men det går även att koppla på olika KPI:er (nyckeltal, red anm), såsom personalomsättning, i syfte att utvärdera onboardingen, säger han.