Samtidigt som kommunikationen med kollegor och chefer i princip över en natt gick över till att bli helt digital, förändrades förutsättningarna för att ha en ”störningsfri” kommunikation. Den större delen av hur vi kommunicerar och bygger förtroende för varandra handlar inte vad som sägs, utan hur det sägs.
Ute i verkliga livet har vi sedan unga år lärt oss att tolka signaler som kroppsspråk, tonfall och ansiktsuttryck. Ibland blir det misstolkningar, visst, men en skicklig retoriker som har koll på även det icke-verbala har goda chanser att få fram sitt budskap.
På motsvarande sätt har det ”icke-formulerade” en framträdande roll i digital kommunikation, oavsett om den sker via tal eller skrift. Det konstaterar den amerikanska författaren Erica Dhawan som har skrivit boken ”Digital Body Language”.
Hon pekar också på att distansarbete riskerar att öka känslor som isolering och att vara utanför gemenskapen bland personalen, och därför är effektiv kommunikation nu viktigare än någonsin. Det finns dock mycket att göra inom det området slår hon fast, och hon har själv ansvarat för en studie bland över 3 000 kontorsarbetare som visade att den genomsnittliga medarbetaren slösar upp till fyra timmar per vecka på dålig, oklar eller förvirrande digital kommunikation.
Här kommer digitalt kroppsspråk in i bilden. En del av de traditionella icke-verbala signalerna kan vi fortfarande använda oss av, som tonfall och i viss mån ansiktsuttryck i videomöten – men ärligt talat, påverkas nog en del av dessa signaler av den lite obekväma känsla de flesta av oss fortfarande har framför datorns kamera.
”Det är viktigare än någonsin att se till att vi är medvetna om de signaler vi skickar,” säger Dhawan. ”Digitalt kroppsspråk är de nya ledtrådar vi skickar som utgör undertexten i våra meddelanden när vi kommunicerar. Allt från skiljetecken och svarstider till val av bakgrund i ett videosamtal är signaler som kan skapa tillit, respekt och till och med förtroende i vår moderna värld.”
Hur ser man då till att ha ett digitalt kroppsspråk som gynnar kommunikationen? Enligt Erica Dhawan handlar det bland annat om att vässa sin mötesteknik:
- I långa möten, över en timme, är det betydligt lättare att bli distraherad och börja multitaska i ett virtuellt sammanhang. Därför är det extra viktigt med en planerad struktur och en bra koll på tiden: något så enkelt som en tickande klocka kan hjälpa.
- Femsekundersregeln är också användbar. Vänta fem sekunder innan du talar efter att du har ställt en fråga till gruppen. Denna korta lucka gör att ditt team kan bearbeta det du just sa, samtidigt som det behövs en kort paus för att alla ska hinna bearbeta den återkommande funderingen: ”kommer någon annan att tala först?”.
- Skicka direkt efter mötet ett mejl som sammanfattar de viktigaste punkterna och insikterna och bekräftar vem som ska göra vad i nästa steg. Som Erica Dhawan uttrycker det: ”Det är som det nya, virtuella handslaget.”
- Precis som med fysiska möten, säkerställ att det verkligen finns ett syfte och ett tänkbart resultat för mötet. Avboka mötet annars.