Var medveten om ditt digitala kroppsspråk

Samtidigt som kommunikationen med kollegor och chefer i princip över en natt gick över till att bli helt digital, förändrades förutsättningarna för att ha en ”störningsfri” kommunikation. Den större delen av hur vi kommunicerar och bygger förtroende för varandra handlar inte vad som sägs, utan hur det sägs. 

Ute i verkliga livet har vi sedan unga år lärt oss att tolka signaler som kroppsspråk, tonfall och ansiktsuttryck. Ibland blir det misstolkningar, visst, men en skicklig retoriker som har koll på även det icke-verbala har goda chanser att få fram sitt budskap.

På motsvarande sätt har det ”icke-formulerade” en framträdande roll i digital kommunikation, oavsett om den sker via tal eller skrift. Det konstaterar den amerikanska författaren Erica Dhawan som har skrivit boken ”Digital Body Language”.

Hon pekar också på att distansarbete riskerar att öka känslor som isolering och att vara utanför gemenskapen bland personalen, och därför är effektiv kommunikation nu viktigare än någonsin. Det finns dock mycket att göra inom det området slår hon fast, och hon har själv ansvarat för en studie bland över 3 000 kontorsarbetare som visade att den genomsnittliga medarbetaren slösar upp till fyra timmar per vecka på dålig, oklar eller förvirrande digital kommunikation.

Här kommer digitalt kroppsspråk in i bilden. En del av de traditionella icke-verbala signalerna kan vi fortfarande använda oss av, som tonfall och i viss mån ansiktsuttryck i videomöten – men ärligt talat, påverkas nog en del av dessa signaler av den lite obekväma känsla de flesta av oss fortfarande har framför datorns kamera.

”Det är viktigare än någonsin att se till att vi är medvetna om de signaler vi skickar,” säger Dhawan. ”Digitalt kroppsspråk är de nya ledtrådar vi skickar som utgör undertexten i våra meddelanden när vi kommunicerar. Allt från skiljetecken och svarstider till val av bakgrund i ett videosamtal är signaler som kan skapa tillit, respekt och till och med förtroende i vår moderna värld.”

Hur ser man då till att ha ett digitalt kroppsspråk som gynnar kommunikationen? Enligt Erica Dhawan handlar det bland annat om att vässa sin mötesteknik:

• I långa möten, över en timme, är det betydligt lättare att bli distraherad och börja multitaska i ett virtuellt sammanhang. Därför är det extra viktigt med en planerad struktur och en bra koll på tiden: något så enkelt som en tickande klocka kan hjälpa. 
• Femsekundersregeln är också användbar. Vänta fem sekunder innan du talar efter att du har ställt en fråga till gruppen. Denna korta lucka gör att ditt team kan bearbeta det du just sa, samtidigt som det behövs en kort paus för att alla ska hinna bearbeta den återkommande funderingen: ”kommer någon annan att tala först?”.
• Skicka direkt efter mötet ett mejl som sammanfattar de viktigaste punkterna och insikterna och bekräftar vem som ska göra vad i nästa steg. Som Erica Dhawan uttrycker det: ”Det är som det nya, virtuella handslaget.”
• Precis som med fysiska möten, säkerställ att det verkligen finns ett syfte och ett tänkbart resultat för mötet. Avboka mötet annars.

En annan aspekt av det digitala kroppsspråket är att välja rätt kommunikationskanal. Fyra faktorer att tänka på i kanalvalet:

• Längd: Om du har en långt och informationsrikt meddelande, som en detaljerad sammanfattning före ett styrelsemöte, är e -post en lämplig kanal. Om du istället har en brådskande – men kort – uppdatering till ditt team kan du använda någon meddelandetjänst.
• Komplexitet: Om du vill resonera kring ett komplext argument eller behöver dela en större idé, välj ett medium som telefon eller videochatt. Detta ger dig möjlighet att snabbt få feedback, bolla idéer fram och tillbaka och bygga upp förtroende.
• Kännedom: Om du har en nära relation till någon kan sms-kontakt vara ett välkommet avbrott. Men var medveten om att det inte är alla som tycker att det är okej med sms; en del kan uppleva det som påträngande eller för lättvindigt.
• Disciplin: Ingen vill få ett telefonsamtal, tre sms och ett mejl med samma fråga. Det gäller att vara återhållsam och inte använda flera kanaler för samma meddelande.

E-post är en kanal där det digitala kroppsspråket kan vara extra avgörande för möjligheterna att få kommunikationen att nå fram. Några av de viktiga utgångspunkterna:

• Välj tydlighet framför korthet. Det är många som är slarviga när de ska skicka så korta och snabba budskap som möjligt. 
• Visa avsändaren respekt genom att skicka en snabb bekräftelse på att du har fått meddelandet. Det bästa är om du då också kan ange en ungefärlig tid för ett mer utförligt svar, även om du tror att det kan dröja.
• Använd ett direkt språk med tydliga ämnesrader. 
• Avsluta ditt mejl med en vänlig gest, som ”Skicka ett sms om det är något du undrar!” eller ”Hoppas detta hjälper.” 
• Håll nere antalet kopie-mottagare till ett minimum.
• Kolla hur avsändaren använder emojis, och försök ”spegla” detta i dina svar.

Erica Dhawan har också ett favorittips när det gäller att underlätta mejlkommunikation: att skapa förkortningar som alla i teamet känner till. Hon använder till exempel NNTR i ämnesraden till mejl som mottagaren inte behöver besvara (”No need to reply”). Förkortning 4H betyder att hon behöver få svar inom fyra timmar, och 2D att det räcker med att mejlet besvaras inom två dagar.