Kontorskaoset: Distansjobbare struntar i närvaroregler

I en ny studie uppgav samtliga organisationer att de har policys som fastställer att medarbetarna ska tillbringa majoriteten av arbetstiden på kontoret, medan distansarbete är tillåtet två dagar i veckan. Studien visade emellertid att hälften av organisationerna inte når upp till en närvaro på 40 procent, vilket är lägre än vad de egna riktlinjerna tillåter. För vissa organisationer är läget ännu värre: där uppgår närvaron inte ens till 10 procent – helt i strid med de egna reglerna.

Dramatiskt perspektivskifte
Den nya forskningsstudien genomfördes 2023 och har undersökt hur 53 större organisationer förhåller sig till det hybrida och postpandemiska arbetslivet mer än ett år efter att restriktionerna slopades. Studien, som bygger på djup- och enkätintervjuer med kontorsansvariga på arbetsplatser i offentlig och privat sektor, har letts av Christina Bodin Danielsson, arkitekt och docent i arkitektur vid KTH. När Aspekt ringer upp henne uttrycker hon förvåning över resultatet.
– Det var häpnadsväckande låg närvaro, mycket lägre än vad vi trodde. Resultatet vittnar om ett perspektivskifte: många ser idag hemmet som sin huvudsakliga arbetsplats. Folk struntar i reglerna och kommer inte tillbaka fastän det är bestämt, man förstår inte längre varför man ska åka in till kontoret och man är mer fokuserad på sig själv än på att bidra till det gemensamma. Det är ett stort perspektivskifte som kanske även sammanfaller med ett generationsskifte, säger hon.

Förvirring och friktion…
Studien visar alltså att riktlinjer inte biter så bra på de nya förväntningar och beteenden som har uppstått i spåren av det utbredda distansarbetet under och efter pandemin. Förenklat kan man sammanfatta det med: om en person bryter mot reglerna går det att åtgärda, om många eller alla gör det har det i stället bildats en ny norm. Christina Bodin Danielsson berättar att de kontorsansvariga i studien vittnar om stor förvirring på de idag hybrida arbetsplatserna.
– Förvirringen handlar om att påföljden uteblir trots att reglerna inte följs. Dessutom uppstår friktion mellan avdelningar, eftersom vissa ”måste” vara på plats medan andra inte är det, kanske eftersom chefen jobbar på distans. Man upplever också att ledningen i hög grad inte tar tag i problemet, utan lämnar över det till mellancheferna, säger hon.

… och negativa effekter
De kontorsansvariga i studien uppger också att hybridarbetet har lett till en rad negativa konsekvenser för organisationen, däribland minskad produktivitet.
– Det pratas om ökad tröghet. Frågor som förr tog 30 minuter att lösa när alla var på plats tar idag en evinnerlig tid när det ska mejlas fram och tillbaka, säger hon och fortsätter:
– Chefer vittnar om att det är svårt att få tag i medarbetare, de ringer och mejlar men det tar lång tid innan medarbetarna svarar. Och man vet ofta heller inte var de befinner sig: arbetar de i hemmet eller från sommarstugan? Det är problematiskt i synnerhet för vissa myndigheter vars medarbetare ska kunna vara på plats inom viss tid i händelse av kris.
Också lojaliteten har fått sig en törn till följd av hybridarbetet, enligt den nya forskningsstudien. En bidragande faktor är försvårad onboarding, alltså introduktion av nya och yngre medarbetare.
– När man inte träffar varandra lika mycket och det är tomt på kontoret verkar motivationen minska och medarbetare tenderar att hoppa av i högre grad. Det blir en självförstärkande effekt, säger hon.
Att distansarbetet kan leda till minskad kreativitet och innovation är en farhåga som har stötts och blötts ända sedan pandemin. Enligt de kontorsansvariga i studien har det interna samarbetet och innovationen blivit sämre.
– Redan under pandemin fanns bolag som insåg detta och som då avstod från distansjobb och i stället såg till att hålla avstånd på plats. Man förstod att man helt enkelt behövde träffas och att digitala möten inte möjliggör snabba bollar på samma sätt, säger Christina Bodin Danielsson.

Morot i stället för piska
I studien fanns dock organisationer som klarade sig bättre: cirka 35 procent hade en närvaro på mellan 50 och 80 procent av arbetstiden. Dessa organisationer har mer centrala kontor och återfinns främst i privat sektor. Gemensamt för alla organisationer är att de än så länge inte har börjat använda mer tvingande åtgärder för att få medarbetarna att följa närvaroreglerna.
– Det är mer morot än piska. Det beror på att man är rädd att förlora värdefulla kompetenser som det är brist på, till exempel it-utvecklare och specialister av olika slag. Vissa får specialbehandling genom att de tillåts ha egna rum när få andra har det, säger Christina Bodin Danielsson.
De organisationer som lyckats uppbringa högre närvaro har satsat hårt på att öka kontorets attraktionskraft. Christina Bodin Danielsson berättar att en del har valt att gå mot en ”disneyfiering” av kontorsmiljön. Det är ett forskningsbegrepp som syftar på att olika samhällsområden alltmer börjar efterlikna nöjesparker.
– Man har fokuserat på att erbjuda sociala aktiviteter, föreläsningar och seminarier samt tillgång till gym och cykelverkstäder. Många har också skapat möjligheter för att hålla Teamsmöten avskilt, då detta annars används som ett skäl för att arbeta hemma, säger hon och fortsätter:
– Men det är stor skillnad mellan organisationerna: de som har ansträngt sig och varit kreativa har lyckats bättre. Denna fråga löser sig inte av sig själv utan kräver ett större grepp om kontoret och organisationskulturen.
Hade resultatet blivit annorlunda om du hade pratat med de anställda?
– Det kan jag inte svara på. Det som gör studien intressant är att den tar organisationens perspektiv medan de flesta andra har utgått från medarbetarna. Vi vet att många uppger ökad effektivitet vid distansjobb, men självrapporterad och faktisk effektivitet är inte samma sak.
Christina Bodin Danielsson betonar dock att samtliga 53 organisationer i studien i grunden är positivt inställda till distansarbete. Problemet är att närvaroreglerna inte efterlevs och att det har uppstått negativa följder. Hon säger dock att hon förstår att distansarbetet har blivit så pass populärt bland anställda.
– För ett kontor är det svårt att konkurrera med hemmet ur många hänseenden, man får mer lugn och ro där, samtidigt som många kontor dessvärre är sterila och tråkiga. Dessutom är det enklare att få ihop livspusslet när man vid distansjobb slipper resväg till och från jobbet.

Hett diskussionsämne
Den låga närvaron på kontoren diskuteras flitigt på arbetsplatserna, uppger hon.
– Frågan tas upp på varje möte, för man vet inte hur man ska hantera detta nya normala. En del trodde att lågkonjunkturen skulle leda till högre närvaro när fler är rädda att förlora jobbet, men så har inte blivit fallet.
Hur ser du själv på distansarbete?
– Initialt var jag positiv eftersom distansjobb kan leda till mer flexibilitet och egenkontroll, men jag har svängt. Nu är jag ganska bekymrad och funderar över effekterna på längre sikt. Det är många medarbetare som saknar de mer levande kontoren och som har förlorat arbetsglädjen.