Du har precis kommit igång och ser de stora dragen i problemet som ligger framför dig. Någonstans därinne finns en lösning och kanske anar du redan konturerna av en lösning. Då plingar det till i inboxen. En medarbetare behöver svar på en kort fråga.
Att bli avbruten kan vara en chans till en kreativ paus, nystart och till att bryta ett dödläge. Men oftast är det bara irriterande.
Är man dessutom i en arbetsledande roll blir avbrotten desto fler. De korta frågorna blir ett evighetslångt flöde som effektivt hindrar dig från att få något gjort. Så hur undviker man det?
Maura Thomas är en amerikansk författare, talare och managementcoach. Hon rekommenderar fyra strategier för att få teamet att inte vända sig till chefen så fort något känns oklart.
1. Fundera över hur tillgänglig du behöver vara. Förmodligen kan du hitta regler för när du måste vara tillgänglig och när saker får vänta. Uppmuntra medarbetare att stänga av mejl, telefon och andra kommunikationskanaler vid vissa tillfällen för att kunna koncentrera sig. Frågor kräver ofta inte ett omedelbart svar, ibland kan de vänta.
2. Uppmuntra teamet att tänka och agera självständigt. Se till att alla vet vilka deras befogenheter och ansvarsområden är.
– Istället för att svara på en fråga, öva på att säga 'jag litar på ditt omdöme', skriver Maura Thomas i en artikel i Harvard Business Review. De både stärker medarbetarens självförtroende och ger dig mer tid för eget arbete.
3. Litar du på din personal? Om inte, ta reda på varför och agera därefter. Är personen underkvalificerad? Kan mer utbildning i så fall hjälpa, eller någon form av mentorskap? Är uppdraget rätt för personen i fråga, eller skulle den vara till större nytta någon annanstans?
4. Skapa en miljö där misstag accepteras. Om företagskulturen är hård mot misstag, kommer medarbetarna till chefen för att slippa stå som ansvariga när något går snett. Inte för att de nödvändigtvis vill ha chefens synpunkter.
– Betona istället att misstag är tillfällen att lära sig något, menar Maura Thomas.
Med dessa fyra strategier uppmuntras problemlösning och stärks självförtroendet hos medarbetarna – och du får mer tid att jobba ostört.
Mer om författaren Maura Thomas finns att läsa här.
Publicerad