Advokatfirman Fylgia

Fredrik Winroth, Managing Partner

Vad har ni för riktlinjer kring var arbetet ska utföras?

– Vi tillämpar en stor dos av frihet under ansvar hos oss. Vår grundtes är att arbete utförs bäst på kontoret. Det finns en hel del aspekter bakom det; ergonomi, sociala aspekter, tillhörighet, kulturbyggande osv. Men samtidigt är det viktigt att medarbetarens egen bedömning om var arbetet bäst ska utföras för dagen ges vikt i bedömningen. En mjuk riktlinje är därför att två dagar per vecka kan förläggas på annat ställe än kontoret. 

 

När det gäller företagskulturen, vilka ser ni som de främsta riskerna med en hybrid-arbetsplats?

– I en kunskapstung bransch som vår är det extra viktigt att bygga en stark kultur och lägereldskänsla för att skapa konkurrensfördelar i kampen om personalen. Det arbetet är svårare när medarbetare inte samlas på kontoret lika naturligt som tidigare.

Har ni märkt något av detta?

– Vi har än så länge lyckats bibehålla en stark ”vi”-känsla men det är en risk som aldrig minskar utan en ständig kamp som speciellt aktualiseras i samband med varje nyanställning.

 

Hur arbetar ni med sådant som sammanhållning och tillhörighet?

– Vi arbetar hårdare med att skapa en rolig miljö att komma till på kontoret. Det kan handla om utökad fikabudget, flera mindre kick-offer och företagsevent, flera aktiviteter efter arbetstid såsom löpgrupper jämfört med hur vi hade det tidigare.

Har ni gjort några organisatoriska förändringar för att hantera ett flexibelt arbete?

– Inga direkta organisatoriska förändringar, däremot har vi ”tvingats” följa med i den tekniska utvecklingen i högre grad än vad vi sannolikt hade gjort annars. Vi har nu både hård- och mjukvara som skapar bra förutsättningar att delta på möten digitalt samt hålla kontakten och samarbeta i digitala former.

Property Passion

Anna Blank, VD och grundare

Vad har ni för riktlinjer kring var arbetet ska utföras?

– I dagsläget får våra medarbetare välja själva var och när de ska arbeta. Vi har obligatorisk närvaro under en lunch i veckan. Den dagen väljer de flesta att vara inne, och sedan oftast minst en dag till i veckan. Det finns möjlighet och tillgång till kontor finns alla dagar i veckan.

– Man får välja att arbeta när man vill. Det finns ingen förväntan om att få svar från kollegor direkt. Svar får man när kollegan väljer att koppla upp sig. Så var och en bestämmer när de kopplar på och inte. Kundansvariga ska finnas tillgängliga för kunder under traditionell kontorstid.

När det gäller företagskulturen, vilka ser ni som de främsta riskerna med en flexibel arbetsplats?

– När vi arbetar på distans är det inte lika naturligt och lätt att ställa frågor eller bolla saker med varandra. Om du är en person som är duktig och självständig så får du färre tillfällen att höra av dig till kollegor. Om du då även är en person som inte lätt tar rena sociala kontakter spontant så riskerar du att känna dig ganska ensam.

– En annan risk är att arbetsgivaren inte har rådighet över hur medarbetaren ordnar sina andra arbetsplatser. Så ansvaret för att medarbetaren har det bra ligger i praktiken till stora delar på den enskilde. Ytterligare en risk är att ansvaret ligger helt på medarbetaren att styra när man arbetar och inte. Man behöver träna upp sin disciplin kring att stänga av aviseringar och bara vara ledig.

Hur arbetar ni med att hantera sådant som sammanhållning och samarbete?

– Vi har schemalagt sociala fysiska träffar mellan personer som inte naturligt får till det. Kalendern är ett superbra verktyg för att få saker att hända. Vi har även valt vilken extra-kontorsdag som gäller så att det är lättare att hitta kollegor på kontoret när man är inne.

– Vi är tydliga, även under rekryteringsprocesser, med att vi vill att medarbetarna faktiskt vill ses och ska vilja arbeta tillsammans med andra kollegor som vill ha kul på jobbet. Vi tror på att vi gör ett bättre arbete när vi byggt en stark kultur och gemenskap genom att ha träffats fysiskt. Nyckeln är att hitta rätt medarbetare som är duktiga på självledarskap och som är teamspelare.

Har ni gjort några organisatoriska förändringar för att hantera ett flexibelt arbete?

– Vi har under åren gått från full frihet och att arbetat helt utan arbetstider och arbetsplats till att införa de riktlinjer vi har idag. Det samtidigt som vi blivit större med fler medarbetare. Så vi har börjat lite från andra hållet än andra företag.

Tieto Évry

Anna Gulliksen

Global Head of Talent Acquisition and Employer Brand

Vad har ni för riktlinjer kring var arbetet ska utföras?

– På Tieto Evry erbjuder vi ”hybrid work”, det vill säga ett flexibelt arbetssätt med möjlighet att arbeta på distans eller på kontoret. Det är upp till varje individ att i en dialog med chef, kollegor och eventuella kunder avgöra var arbetet ska utföras. I praktiken innebär detta att de allra flesta är två-tre dagar på kontoret och två-tre dagar hemma.

– Generellt är vi väldigt positiva till att låta våra medarbetare styra över var de ska arbeta för att möjliggöra en bra ”work-life-balance”. Inom vår bransch är det mer eller mindre ett krav att bolag erbjuder hybridarbete.

När det gäller företagskulturen, vilka ser ni som de främsta riskerna med en hybrid-arbetsplats?

– En viss del av kunskapsöverföring, som exempelvis så kallad ”överhörning”, samtal vid arbetsplatsen, kaffestunden och de mer spontana mötena missas om personer inte är på samma plats fysiskt. Likaså att det kan vara svårt att bygga en känsla av tillhörighet och kultur om medarbetare sällan är på plats. Det kan vara särskilt svårt om man är ny om introduktionen enbart är digital. Likaså kan det som chef vara lite svårare att fånga upp medarbetare som inte mår bra fysiskt eller psykiskt om man inte ses ofta fysiskt.

Hur arbetar ni med att hantera den typen av utmaningar?

– Vi arbetar aktivt med att anordna frukostar eller någon annan typ av sociala aktivitet regelbundet. Många team har dagliga eller veckovisa check-ins digitalt. Det är också upp till teamen att säkerställa att vi arbetar tillsammans, att alla har en tydlig tillhörighet.

– Dessutom gör vi regelbundna undersökningar för medarbetare, ”Our voice”, och resultatet presenteras sedan för de olika teamen som sedan tar fram eventuella olika aktiviteter utifrån det.

– Vi har också ett tätt samarbete med företagshälsovården för att fånga upp eventuellt problematik – både fysisk/ergonomisk och psykosocial – som kan uppstå i och med hemarbete, där vi erbjuder hälsokontroller som fångar upp båda perspektiven.  

Har ni gjort några konkreta förändringar för att hantera ett flexibelt arbete?

– Som ett av de större tech-bolagen i Sverige, med konsulter och kontor utspridda över landet, har vi även innan jobbat med hybrida lösningar. Vi arbetar aktivt för att kontoren behöver vara anpassade för sociala tillställningar, eftersom anledningen till att man kommer in till kontoret ofta är att man ska medverka i utbildningar, workshops, kundaktiviteter och liknande. Vi har också utökat antalet mindre mötesrum eftersom vi ser att medarbetare ofta har Teams-möten med kollegor eller kunder. Allt för att få en så bra mix som möjligt för att våra medarbetare ska trivas och vilja arbeta på våra kontor.