Så kan VR ersätta videomöten

Han ser ut lite som en Stormtrooper, de där Star wars-soldaterna i vit hjälm och uniform, när han tar på sig sitt headset. Mattias Wallergård, forskare på Lunds tekniska högskola, ska dock inte kämpa mot Jedi-riddare utan visar bara tekniken som krävs för ett jobbmöte i virtual reality (VR).

I dag är det inte särskilt mycket. Ett headset för några tusenlappar från ett teknikvaruhus tillsammans med två handkontroller som ska registrera ditt kroppsspråk är i princip den enda investering som behövs för att kunna ha tredimensionella virtuella möten med kollegor över hela världen.

Låt oss först backa lite. VR-teknik har funnits ända sedan 1960-talet och har de senaste åren blivit allt mer vanlig, till exempel för att spela spel eller för att låta personal träna inför avancerade eller till och med farliga arbetsuppgifter.

För några år sedan besökte så Facebookgrundaren Mark Zuckerberg några av världens främsta VR-forskare på Stanford-
universitetet i USA och blev helt tagen av teknikens möjligheter. Snabbt började hans företag att pumpa in pengar i utvecklingen av VR som mötesform, och i dag har flera olika företag och organisationer redan börjat testa att ha sina möten med hjälp av den sortens teknik, till exempel Mattias Wallergård och hans forskarkollega Calle Rosengren.

– Det tog bara några månader av pandemi och Zoom-möten innan jag började fundera på vad videomöten egentligen gör med oss, säger Mattias Wallergård.

– Åtta timmar framför en skärm med möten back to back gav i alla fall mig huvudvärk, ögonsveda och en tendens att känna mig allmänt uttråkad.

Eftersom han forskar om VR i arbetslivet bestämde han sig för att göra ett praktiskt test. Mjuk- och hårdvara köptes in och sedan började han och hans kollegor att – med egna ord – experimentera hej vilt. Kreativa möten hölls i VR där de kunde skriva på virtuella whiteboardtavlor, dela virtuella dokument, och till och med dricka virtuellt kaffe ihop.

Läs också: 5 tips för lyckade hybrida möten

– Efter ett par månader hade vi blivit så tajta med det här sättet att jobba att vi knappt kunde vara utan det, säger Mattias Wallergård.
VR-möten är ett slags hybrid av fysiska möten och videomöten. Precis som vid videomöten möts man via teknik och på distans, men upplevelsen är mer lik det fysiska mötet. Du ser dina kollegor i vad som liknar en vanlig fysisk miljö, dina kollegor uppträder som fysiska personer (avatarer) och ni kan tillsammans röra er i det virtuella rummet.

– När vi har studerat upplevelsen av att jobba på distans är det tydligt att videomöten fungerar bra när du ska diskutera något dagordningsstyrt, men att de allra flesta saknar den sociala interaktionen, berättar Calle Rosengren som forskar om distansarbete.

Att komma in i gemenskapen som ny på jobbet blir ännu svårare än vanligt när du inte får till den informella interaktionen i vardagen. Nya grupperingar får svårare att komma i gång eftersom det sociala samspelet försvinner och inte går att ersätta med möte via en platt skärm med små ansikten på.

– I min forskning har jag noterat problem med social interaktion vid distansarbete, och jag ser VR som en möjlighet till mer kreativa möten. I ett VR-möte är du verkligen nedsänkt och närvarande
i rummet, och du kan få till den här fikarumskänslan och gruppdynamiken på ett helt annat sätt, säger Calle Rosengren.
– Som jag ser det är VR mer för kreativa möten, där man vill få till samtal som inte lätt låter sig fångas i en strikt dagordning.

Helt friktionsfritt är det dock inte.
– Man ska inte hymla med att det finns en tröskel, säger Mattias Wallergård.

– Dels ska man vänja sig vid att interagera i en digital tredimensionell miljö, dels ska man vänja sig vid att ens kollega som i vanliga fall är stor och skäggig helt plötsligt är en avatar som ser ut som en maffiaboss från en 1950-talsfilm. När man väl har kommit över den tröskeln har dock VR många av de fördelar som fysiska möten har, men som går förlorade i videomöten.

Även om VR har många fördelar, och även om själva tekniken i dag är både billig och lättillgänglig, finns det en rad frågor som organisationer behöver fundera igenom innan VR-möten blir det nya normala. Framför allt behöver man adressera de juridiska och etiska aspekterna, för det är inte bara hårdvara som krävs för VR-möten, det krävs även mjukvara och i dag är den absolut största leverantören företaget Meta, Facebooks ägare, och precis som på sina andra plattformar vill Meta även här äga all data som genereras.

– Då pratar vi inte bara om de dokument som delas under mötet. Om jag och Calle har möte i deras workspace registrerar de alla våra huvudrörelser, allt vårt kroppsspråk, allt om hur vi riktar vår uppmärksamhet mot olika saker i den digitala världen, säger Mattias Wallergård.

Läs också: Så anpassar du ledarskapet till distansledarskap

– Då kan de på en gång räkna ut massor med saker om oss, och om de får använda denna data precis hur de vill blir det snabbt ganska dystopiska tankegångar.

Själva valde de därför att använda sig av mjukvara från ett oberoende finskt bolag utan intresse av att ta del av användarnas data, och även om många teknikspanare spår att användningen av VR-möten kommer att explodera de närmaste åren tror varken Mattias Wallergård eller Calle Rosengren att de kommer att ersätta de fysiska mötena helt.

– VR-möten kan göra det lättare för oss att jobba på distans, flytta ut på landet och minska resandet, säger Calle Rosengren.
– Men kontor och fysiska möten kommer att fortsätta att vara viktiga delar av ett företag, inte minst som bärare av varumärke och kultur, och oavsett vilken mötesform vi väljer måste diskussionen handla om vilka vi är, hur vi vill möta varandra som människor och fungera tillsammans i grupp. Den strategiska nivån på samtalet kan man inte hoppa över bara för att ny teknik tillkommer.

Läs också: Så kombinerar du bäst hybridmötena