Anna Gullstrand har varit ledare i mer än 15 år och använder facilitering och processdesign som verktyg för att ta tillvara hela teamets potential. Nu har hon släppt boken Facilitera! Allt du behöver veta för att framgångsrikt leda människor i workshops.

– Facilitering är att leda ett möte eller en workshop på ett väldigt medvetet sätt där du hjälper gruppen att uppnå uppsatta mål. Den som leder håller sig opartisk, fokuserar på samarbetet och har gruppens bästa för ögonen, förklarar Anna Gullstrand.

Läs också: Så får du team att högprestera

Hon använder facilitering som ett verktyg i många olika sammanhang, till exempel vid konflikthantering, under en inspirationsdag eller för att förbättra samarbetet i en styrelse.

Bli medlem i Akavia

Akavia är förbundet för dig som är akademiker. Genom oss får du råd och stöd genom hela arbetslivet. Akavia ger dig full utväxling på din karriär. Läs mer om vad du får som medlem.

En facilitator ställer öppna frågor, hjälper gruppen att hålla sig till uppsatta regler och skapar förutsättningar för kreativitet och innovation. Det kan du göra både som medlem av gruppen, som ledare eller som extern konsult. Och det finns fördelar med att låta rollen rotera.

– Om en chef alltid leder en grupp finns det en risk att medarbetarna inte vågar säga vad de tycker och att chefen driver gruppen i en förutbestämd riktning.

Även en deltagare i ett möte eller en workshop kan ha ett faciliterande sätt och hjälpa gruppen framåt. Det handlar till exempel om att verkligen titta på den som talar, föreslå att en diskussion ska flyttas till ett annat forum eller hjälpa en person som blivit avbruten att komma in i samtalet igen.

Läs också: Hantera dina känslor - undvik konflikter

– Människor uttrycker sig väldigt olika, en del målande och abstrakt och andra kortfattat och konkret. Vi ska försöka att inte bedöma hur folk säger saker utan vad de säger.

Anna Gullstrand betonar vikten av att möten eller workshops har ett tydligt syfte och ett önskat resultat.
– Utan syfte är det svårt för deltagarna att veta hur de ska navigera på ett möte och vilka diskussioner som är viktiga. Upprepa syfte och resultat under mötet, det ökar effektiviteten något oerhört.

Ett annat tips är att se till att alla säger något de första fem minuterna. Det gör nämligen att alla är mer delaktiga under resterande möte.

– Jag försöker undvika vanliga presentationsrundor eftersom gruppen riskerar att bli statusfokuserad och rabbla sina CV. Det är bättre att checka in med en fråga som alla kan relatera till och som
skapar trygghet i gruppen. Det kan till exempel vara ”vad vill jag bidra med under mötet?”

Text: Nathalie Roos

Läs också: Psykologen - lek mer på jobbet

Så lägger du upp och faciliterar ett möte

  1. Tydliggör vad ni ska åstadkomma.
    Att mötet eller workshopen har ett tydligt syfte och ett önskat resultat är viktigt. De här frågorna kan hjälpa dig att tydliggöra det:
    Syftet: Varför har just denna grupp samlats?
    Varför är denna session viktig?
    Varför känns detta meningsfullt?
    Vad kommer det önskade resultatet att bidra med?
    Vilka kopplingar finns till övergripande mål och strategier?Resultatet: Vad behövs för att kunna ta nästa steg, efter sessionens slut?
    Vad ska finnas vid sessionens slut som inte fanns innan?
    Väldigt konkret, hur ser resultatet från sessionen ut?
    Hur ska resultatet dokumenteras?
  2. Sätt gemen­samma regler.
    Avsätt några minuter vid sessionens början för att gemensamt sätta de beteenden som ni tror leder till att ni når framgång som grupp. Ni kan exempelvis först reflektera i par och sedan dela med hela gruppen. Avsluta genom att sammanfatta vad ni kommit överens om och säkra att hela gruppen accepterar er överenskommelse.
    Exempel på frågeställningar:
    Vilket mindset och vilka beteenden tror vi kommer att hjälpa oss som grupp att nå önskat resultat (exempelvis fokus, dela med oss och aktivt deltagande)?
    Vilka beteenden skulle kunna hindra oss att nå framgång (exempelvis prata i munnen på varandra, inte lyssna, kolla mobilen)?
  3. Vem gör vad till när?
    Under den summerande och avslutande delen av sessionen säkerställer gruppen att resultatet tas tillvara. Nedan är ett förslag på process:
    1. Lista förslag på nästa steg
    Genomför en runda tillsammans för att skapa en lista över förslag på nästa steg. Det kan vara en blandning av nya idéer samt summering av de aktiviteter och åtgärder som redan har lyfts. Skriv upp förslagen i ett digitalt dokument eller på en whiteboard.
    2. Rita upp en matris
    Skapa tre kolumner till höger om förslagen, med rubrikerna: Vad? Vem? När?
    3. Tydliggör ägarskap
    Gå igenom förslagen en och en. För varje förslag, fråga gruppen:
    Vad skulle kunna vara ett möjligt första steg?
    Vem kan ansvara för det?
    Till när kan det vara klart?
    4. Vad händer om det blir tyst?
    För vissa grupper är det ovant att delegera ansvar. Pröva att vara tyst tills någon tar på sig uppgiften. Eller säg exempelvis:
    Jag blir nyfiken eftersom ingen anmäler sig. Är just denna punkt viktig för er?
    Jag märker att det är tyst. Kan någon dela med sig av varför ni tror det är så?

Hitta fler övningar:
sessionlab.com/library
toolbox.hyperisland.com
toolboxtoolbox.com