Syfte och behov av möte är a och o för att få meningsfulla möten. Information kan vara bättre att förmedla på annat sätt än i mötesform. Att dela kunskap och insikter med varandra är också ett sätt att få möten mer meningsfulla.

Fråga: Jag är ansvarig för en medarbetargrupp på tio personer. Vi har gemensamma möten en gång veckan för information och planering, men jag får synpunkter på att mötena inte känns meningsfulla. Hur får jag till bättre möten med mitt team?

Svar: Att ansvara för och hålla i möten är en grundläggande del av chefskapet och ett av flera sätt för dig att kommunicera med dina medarbetare. Därför är det bra att med jämna mellanrum utvärdera och gemensamt i teamet fundera på hur de utformas på ett meningsfullt sätt. Sedan pandemin har möteskulturen på de flesta arbetsplatser med kontorsarbete förändrats och många träffar sker helt digitalt eller i hybrid form där några deltar på länk.

Varje verksamhet måste lägga upp sina egna mötesformer beroende på uppdrag, vilka människor som arbetar där och vilken kultur som finns. Tänk också på att ni tillsammans i arbetsgruppen har ansvar för att använda tiden för mötet på bästa sätt. För att lägga upp en väl fungerande struktur behöver du svara på några frågor.

Birgitta RydellVad syftar mötet till? Är det i huvudsak ett informationsmöte eller ska gruppen diskutera ett problem eller en uppgift och komma fram till en lösning? Eller fyller mötet mest en social funktion som innebär att gruppen behöver träffas och samtala med varandra? Ofta är den typen av återkommande möten som du har med ditt team tillfällen för både och. De ger också möjlighet att dela kunskap med varandra i gruppen. Med en i förväg utskickad agenda för mötet kan du särskilja vad olika punkter syftar till, så att det blir tydligt för deltagarna.

Min erfarenhet är att återkommande möten för arbetsgrupper lätt tyngs av många informationspunkter som skulle kunna förmedlas på annat sätt, antingen via mejl eller något annat kommunikationsverktyg som ni använder i organisationen. En del av informationen kan du kanske spela in som en kort film som går att titta på i förväg?

  1. Hur ofta ska mötet hållas? Det beror både på syftet och på behovet i organisationen. Om du kommer fram till att information kan förmedlas på annat sätt kanske mötena kan hållas mindre ofta. Men det kan ju finnas andra skäl till att du vill samla din grupp.
  2. Vilka ska delta och hur? Återkommande möten för ett team bör vara obligatoriska för alla i gruppen. När nu också många delvis jobbar hemifrån, kan sådana möten med fördel läggas på en dag då hela teamet är på plats. Om någon eller några deltar digitalt behöver du säkerställa att ljud och bild fungerar även för den som är på distans.
  3. Kan du hitta nya sätt att hantera rummet för mötet? Är det nödvändigt att sitta vid bord, eller kan stolar i en cirkel underlätta samtal och dialog? Ett annat sätt att skapa utrymme för mer kreativitet är att växla mellan att sitta och stå. En punkt på agendan kan inledas med en bikupa som innebär att alla reser sig och hittar en kollega att diskutera frågan med först och sedan tar ni det i helgrupp, allt för att alla ska vara involverade. Använd bilder, till exempel vykort med konst och naturbilder att inspireras av. Allt som gör att vi rör på oss och använder andra sinnen än tanken, fördjupar och förbättrar samtal och diskussion.
  4. Sist men inte minst det här med spelregler. Med jämna mellan behöver du se över och diskutera spelreglerna kring era möten och i det fysiska eller digitala mötesrummet. Utöver det som det här svaret berör, kan spelreglerna också handla om hur ni i gruppen behandlar varandra, lyssnar och är öppna för nya tankar och idéer.

Läs också: Hur vet jag att jag får ett ärligt svar om hur medarbetarna trivs?

Läs också: Hur kan jag bli bättre på att motivera mina medarbetare?

Läs också: Så lägger du upp en policy för distansarbete