Intresset för att införa aktivitetsbaserade kontor ökar stadigt. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt bygger på att de anställda inte har fasta arbetsplatser utan det är aktiviteten som styr var personalen jobbar. Det främjar nya samarbeten, kontakter med kollegor och rörlighet.
Ergonomen Maja Domeij på företagshälsan Previa arbetar fyra av sina fem arbetsdagar med aktivitetsbaserade lösningar. Men även om intresset är stort bland företagen är kunskapen ofta bristfällig.
– Många fallgropar finns, påpekar Maja Domeij. Vanligt är att företagsledningen har en otydlig vision och då fungerar det inte med en aktivitetsbaserad lösning. Chefen måste kunna motivera varför en sådan ska införas.
– Det får inte bara vara en fråga om ekonomi – att man av det skälet skapar färre arbetsplatser och därmed lägre lokalkostnader. I så fall är det dömt att misslyckas.
Läs också: Viktigaste kompetensen är att kunna lära nytt
Tilliten i det flexibla kontoret är viktig. På en stor aktivitetsbaserad arbetsplats måste cheferna kunna lita på att de anställda klarar av sitt jobb då de oftast inte ser var den anställda arbetar. Personen i fråga kan även jobba hemifrån eller sitta på ett kafé om tillåtelse ges för det av företagsledningen.
Inför en satsning på en aktivitetsbaserad arbetsmiljö krävs ett gediget analysarbete av företagsledningen. Det gäller att läsa på ordentligt och även ta råd av experter.
– På en kommunikationsavdelning krävs en typ av lösning – jobbar du med sekretessuppgifter kan du inte sitta lika öppet, säger Maja Domeij.
Bland de anställda brukar det största motståndet mot att införa en aktivitetsbaserad arbetsmiljö bero på att de förlorar sin fasta arbetsplats. Men de har mycket annat att vinna, bland annat att möjligheten att bestämma över och variera sitt arbete ökar.
När personalen rör sig mellan olika arbetsplatser samt soffgrupper och ståbord blir det dessutom mer spontana möten och interaktionen på arbetsplatsen ökar.
– Men är det en person som absolut vill ha kvar sina fasta arbetsplats ska denna kunna få det, fast det gäller då att ta reda på att ta reda på varför. Det bör finnas ordentliga skäl, säger Maja Domeij.
Bli medlem i Akavia
Akavia är förbundet för dig som är akademiker. Genom oss får du råd och stöd genom hela arbetslivet. Akavia ger dig full utväxling på din karriär. Läs mer om vad du får som medlem.
Hållbarhet är det viktigaste skälet till att införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Det förklarar Ulrike Rahe, professor i Industrial Design på Chalmers och verksam vid institutionen IMS, avdelning Design och Human Factors.
– Min forskning går ut på att främja miljöer som är hållbara och då måste kontorslokalerna utnyttjas fullt ut. Faktum är att två tredjedelar av kontorsytorna i Sverige inte används, säger hon.
Med hållbarhet menar Ulrike Rahe inte bara miljöaspekten utan även den ekonomiska och sociala hållbarheten. Dåliga kontor leder i allmänhet till sämre prestationer hos de anställda – de trivs inte, mår inte bra och samverkar inte med dem de borde samverka med.
– Genom att använda vår vetenskapligt beprövade metod strävar vi på institutionen efter att fånga vad vi kallar kontors-DNA. Med utgångspunkt från särskilda arbetsmönster försöker vi skapa optimerade företagslokaler. Det gäller sådant som utnyttjandegrad, privathet, inomhusklimat och akustik. Designen är givetvis lika viktig – men den kommer i sista ledet när de andra problemen är lösta.
Läs också: Bästa förutsättningarna för arbetsglädje
Om införandet av ett aktivitetsbaserat kontor genomförs på vetenskaplig grund kan resultatet bli lyckat. Ulrike Rahe exemplifierar med ett citat från en av hennes kunder: ”Jag fick ge upp mitt skivbord men fick ett helt kontor i stället.”
Tänk på detta vid införande av aktivitetsbaserade arbetsplatser:
Aktivitetsbaserat arbete bygger på att aktiviteten styr var medarbetaren jobbar. Det innebär att vissa saker måste finnas.
- Plats för arbete. En tyst miljö för de som måste arbeta koncentrerat, en annan yta där man kan jobba både enskilt och i grupp. En tredje area som främjar arbete i grupp.
- Teknik. Tekniken ska placeras så att den stödjer arbetets flexibilitet. Man ska kunna gå från en arbetsplats till en annan utan att förlora uppkopplingen.
- Förvaring. Gemensam förvaring av material som används av en grupp, enskild förvaring för den anställdes eget arbetsmaterial och personliga tillhörigheter.
Källa: Företagshälsan Previas guide till aktivitetsbaserat arbete
Läs också: Forskaren - fokusera inte för mycket på prestation
Går det att jobba aktivitetsbaserat?
För att driva ett aktivitesbaserat kontor måste ett gediget grundarbete göras först. Folksams huvudkontor i Stockholm är en arbetsplats där projektet lyckats.
Folksam har infört en aktivitetsbaserad arbetsmiljö på huvudkontoret vid Skanstull i Stockholm. Den kom till för tre år sedan och resultatet har blivit lyckat. När de anställda väl vande sig vid den nya arbetsmiljön kom de att uppskatta den. Idén bakom det aktivitetsbaserade arbetssättet är att man väljer en plats som passar det arbete som är aktuellt för stunden.
Läs också: Dålig arbetsmiljö - en dyr historia
När Folksam gick ifrån den traditionella kontorsmiljön med egna arbetsplatser gjordes allt om. Nya möbler och ny fast inredning kom på plats. Något som är nödvändigt då sättet att arbeta aktivitetsbaserat måste genomsyra hela miljön.
– Alla ytor och behov kartlades i intervjuer med samtliga avdelningar innan den nya aktivitetsbaserade utformningen av kontoret kom till, säger presschef Kajsa Moström.
– Vad som blivit kvar av det gamla är sådana utrymmen som gästmatsalen.
Med tiden har de anställda vant sig vid miljön och uppskattar den mycket. Stor möda har lagts ned på att anpassa ljus och ljud till de områden av kontorsytan som ska vara till för eget arbete respektive för gruppsamtal.
– För den som vill röra på sig finns också skrivbord med löpband så man kan promenera samtidigt som man arbetar, säger Kajsa Moström.
Samma sak med att använda chatten, skype eller videomöten om det är nödvändigt att diskutera något när medarbetarna sitter utspridda i huset och någon kanske dessutom arbetar hemma.
Bli medlem i Akavia
Akavia är förbundet för dig som är akademiker. Genom oss får du råd och stöd genom hela arbetslivet. Akavia ger dig full utväxling på din karriär. Läs mer om vad du får som medlem.
Lika mycket stillasittande i moderna kontor som i gamla
Vi är lika orörliga i mer moderna kontorslösningar som vad vi var i det klassiska modulkontoret. Vi sitter helt enkelt ned lika mycket även om kontoret är aktivitetsbaserat. Det finns inte heller några hälsovinster jämfört med ett vanligt kontor. Det visar en studie från Högskolan i Gävle.
På ett aktivitetsbaserat kontor finns inga individuella arbetsplatser. I stället väljer medarbetarna mellan olika arbetsställen utifrån vad de jobbar med. Lokalerna är anpassade efter om arbetsuppgifterna kräver koncentration och ostördhet, eller om en grupp behöver arbeta tillsammans.
Eftersom kontorsanställda tillbringar mellan 60 och 80 procent av sin tid sittande har aktivitetsbaserade kontor setts som en möjlighet att öka rörligheten. Under tre år har forskare vid Högskolan i Gävle därför följt omkring 500 anställda vid Trafikverket som gjort en övergång från cellkontor eller kontorslandskap till aktivitetsbaserade kontor. Slutsatsen är att kontorens utformning hade liten eller ingen effekt i stort på sittmönstren. Däremot ökade förstås tiden som medarbetarna rörde sig på kontoret.
Läs också: Bättre cykla till jobbet trots avgaser
Forskarna kunde inte heller se någon förändring vare sig av den psykosociala arbetsmiljön eller den generella hälsan, inte heller när det gäller sömn eller kroppsliga besvär, efter bytet till aktivitetsbaserade kontor.
– Det kan ju hända att det tar längre tid att se eventuella förändringar när det gäller sömn och hälsa och kroppsliga besvär, men tolv månader efter bytet kunde vi inte se några, säger Helena Jahncke, doktor i psykologi och forskare vid Högskolan i Gävle.
För att inte produktiviteten ska gå ner är det viktigt att erbjuda tillräckligt många tysta avdelningar, kreativa rum och sociala ytor, så att man verkligen kan få till dessa växlingar utan att de är tidsödande, konstaterar forskarna.
Helena Jahncke poängterar också att det inte bara är att förändra arbetsmiljön och sedan tro att arbetssättet automatiskt förändras.
– Man kanske behöver hitta nya strategier och lösningar och den omställningen går inte på någon dag.
Tidigare forskning från Kanada och Australien har också visat att stillasittande är farligt för hälsan, bland annat ökar risken att drabbas av Alzheimers. Det innebär att stillasittande är farligt både för hjärtat och för hjärnan. Långvarigt stillasittande bedöms som en riskfaktor i klass med rökning, stress och högt blodtryck.
Läs också: Stel i kroppen? Simon Skölds tre tips för rörelse på kontoret
Viktigast för hög produktivitet på ett aktivitesbaserat kontor:
- att medarbetarna är tillfreds med förutsättningarna för avskildhet.
- att det finns möjligheter för kommunikation.
- att få till växlingar mellan arbetsytor.
- att man inte måste leta efter platser och lägga tid på det.
Texterna Så överlever du det flexibla kontoret samt Går det att jobba aktivitetsbaserat publicerades i Civilekonomen den Lika mycket stillasittande i moderna kontor som i gamla publicerades i Civilekonomen
Den här texten har tidigare varit publicerad
Då Akavia har bildats efter en sammanslagning mellan de två professionsförbunden Jusek och Civilekonomerna har de båda tidigare förbundens tidningar lagts ned. Därmed har också möjligheten att ta del av det historiska innehållet försvunnit. I stället driver det nya förbundet Akavia nu medlemstidningen Akavia Aspekt. Vi har valt att fortsätta möjliggöra läsning av vissa artiklar från Jusektidningen Karriär och från Civilekonomen här på webben, trots att tidningarna inte längre existerar. Den här texten tillhör dessa tidigare publicerade artiklar. Har du invändningar mot innehållet i denna text med tillhörande bilder eller invändningar mot att materialet är fortsatt tillgängligt, vänligen vänd dig till ansvarig utgivare för Akavia Aspekt.
Utmaningar löser du bäst med stöd
Har du en utmanade arbetssituation kan du alltid kontakta Akavias medlemsrådgivning. Där finns erfarna förhandlare/rådgivare som ger dig råd och stöd med din situation i fokus.
Publicerad