Kostnaden för att bli störd på jobbet

Tomas Dalström har skrivit boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har i dag” och vet kanske mest i Sverige om hur våra hjärnor fungerar när vi ska läsa, skriva, tänka och lära i miljöer där vi ständigt blir störda.

– Jag är förvånad över att inte fler företagare och chefer är mer intresserade av att ta till sig det här. Ekonomi är ju viktigt för företag, säger Tomas Dalström som har räknat på vad alla störande moment faktiskt kan kosta.

Under arbetet med boken och föregångaren ”Bäst i text – Läseboken/Skrivboken” intervjuade Tomas Dalström ett 50-tal forskare vars arbete på olika sätt berör hur hjärnan fungerar när vi arbetar med intellektuella uppgifter. Att skriva är en av de mest krävande processerna, men det finns många andra: inlärning, problemlösning, kreativt skapande och programmering.

Läs också: Så kan ni skapa goda jobbrelationer - 5 tips från psykologen

För att förstå problemet måste man utgå ifrån hur hjärnan fungerar. Arbetsminnet används för att medvetandehålla och bearbeta information. Det är en ”flaskhals” som bara klarar av att hantera en sak i taget – och dessutom bara några sekunder i taget. Det är därför du måste upprepa ett telefonnummer tills du har slagit alla siffror. Om någon avbryter dig kraschar arbetsminnet och du får börja om.

– Varje gång du vrider på huvudet för att titta eller lyssna skiftar du fokus från din arbetsuppgift och det uppstår en störning, säger Tomas Dalström.

Störningens effekt kan bli varaktig och ”stjäla” en ansenlig del av arbetsdagen.

– Om du arbetar koncentrerat med en uppgift och blir avbruten av något kan det ta upp till 25 minuter innan du har hittat tillbaka till samma fokus igen. Det är inte som att släcka och tända en lampa.

Han liknar störningarna som kan uppstå i ett kontorslandskap vid att någon skulle kasta in en mental handgranat ungefär var elfte minut. Med tanke på att en normalanvändare i snitt tittar på sin mobil var femte minut blir det många granater på en arbetsdag.

Den sämsta typen av kontor ur produktivitetsperspektiv är enligt Tomas Dalström öppna kontorslandskap. De har funnits länge, men i takt med att de har blivit alltmer tekniktäta har de potentiella störningsmomenten blivit fler.

– Helena Jahncke som forskar i arbetslivsvetenskap har visat att personer som sitter i kontorslandskap presterar 14 procent sämre än de som har egna rum.

Läs också: Så är ett bra aktivitetsbaserat kontor planerat

Aktivitetsbaserade kontor är ett bättre alternativ – under förutsättning att de verkligen erbjuder tillräckligt många lugna platser. Det krävs också att de anställda har drivkraften att förflytta sig i lokalen när de byter arbetsuppgift och inte sitter kvar av sociala skäl.

Sämre prestationer kan leda till en känsla av att inte räcka till på jobbet. En del personer kompenserar genom att jobba på sin fritid, vilket i sin tur kan påverka det sociala livet och deras hälsa. Ändå blir de öppna kontoren fler och de egna arbetsrummen sällsyntare.

– För att bryta trenden krävs utbildning. Många vet inte ens om att de är störda, exempelvis journalister på en redaktion. Och på de aktivitetsbaserade kontoren krävs förändringar i beteende. Vi måste lära oss att navigera i lokalerna för att bättre utnyttja hjärnans potential, säger Tomas Dalström som på temat har utvecklat webbutbildningen Heppicopter.

Det sägs ibland att extroverta personer fungerar bättre på öppna kontor (96 procent av cheferna är extroverta enligt Harvard Business Review). Men även de extroverta presterar sämre när de ska arbeta med något koncentrationskrävande där det förekommer mycket störningar.

– Extroverta drivs av sociala sammanhang som ger dem energi, medan introverta drivs mer av tystnad. Och man ska vara medveten om att den miljö som man trivs bäst i kanske inte är den som man presterar bäst i.

Ett sätt att få den lugn och ro som krävs för vissa arbetsuppgifter kan vara att arbeta hemma. En möjlighet som många upptäckte under pandemin och nu vill fortsätta med.

– Det är förstås ett stort underbetyg till arbetsmiljön på många kontor, säger Tomas Dalström.

Läs också: Introverta chefer inte lika intresserade av status